Szkolenia z Excela – jakie wybrać?

Excel jest jednym z tych programów, które wiele osób zna… dopóki nie trzeba zrobić czegoś bardziej skomplikowanego. Wpisanie danych do tabeli, policzenie sumy czy zmiana koloru komórki zwykle nie sprawia problemu. Trudności zaczynają się wtedy, gdy z kilku plików trzeba przygotować jeden raport, znaleźć błędy w tysiącach rekordów, porównać wyniki sprzedaży, stworzyć czytelny dashboard albo zautomatyzować zadanie wykonywane każdego miesiąca.

Właśnie dlatego pytanie „jakie szkolenie z Excela wybrać?” jest znacznie bardziej złożone, niż mogłoby się wydawać. Najdroższy, najdłuższy czy najbardziej zaawansowany kurs wcale nie musi być najlepszy. Dobry wybór zaczyna się od ustalenia, co właściwie chcemy robić w Excelu po zakończeniu szkolenia.

Innego kursu potrzebuje osoba rozpoczynająca pracę administracyjną, innego księgowa, jeszcze innego analityk sprzedaży, specjalista HR czy pracownik logistyki. W jednym przypadku wystarczą podstawowe formuły i filtrowanie, w drugim kluczowe będą tabele przestawne, a w trzecim Power Query, Power Pivot albo VBA.

Najpierw problem, później poziom szkolenia

Najczęstszym sposobem wybierania kursu jest patrzenie na jego poziom: podstawowy, średniozaawansowany albo zaawansowany. Taki podział jest pomocny, ale nie powinien być jedynym kryterium.

Znacznie lepiej zacząć od prostego pytania:

Co obecnie zabiera mi w Excelu najwięcej czasu?

Jeżeli problemem jest samo tworzenie arkuszy i formuł, potrzebny będzie kurs podstawowy. Jeżeli co miesiąc ręcznie łączymy kilka podobnych plików, lepszym rozwiązaniem może być Power Query. Jeśli przygotowujemy zestawienia dla kierownictwa, warto zainteresować się tabelami przestawnymi i dashboardami. Natomiast osoby pracujące z rozbudowanymi modelami danych mogą potrzebować Power Pivot i DAX.

Można więc powiedzieć, że szkolenia z Excela warto wybierać nie tylko według poziomu wiedzy, ale przede wszystkim według zadań wykonywanych w pracy.

Excel od podstaw – więcej niż wpisywanie danych do komórek

Szkolenie podstawowe jest dobrym wyborem dla osób, które dopiero zaczynają korzystać z programu albo używają go sporadycznie. Może przydać się również pracownikom, którzy przez lata poznawali Excela samodzielnie i mają spore luki w podstawach.

Dobry kurs dla początkujących powinien obejmować między innymi:

• poruszanie się po arkuszach i skoroszytach,

• wprowadzanie oraz formatowanie danych,

• podstawowe działania i formuły,

• adresowanie względne i bezwzględne,

• sortowanie i filtrowanie,

• pracę z tabelami,

• podstawowe funkcje,

• formatowanie warunkowe,

• tworzenie prostych wykresów,

• przygotowanie arkusza do wydruku.

Najważniejsze jest jednak to, aby po zakończeniu zajęć uczestnik potrafił samodzielnie wykonać konkretną pracę: przygotować budżet, ewidencję kosztów, listę pracowników, prosty raport sprzedaży czy zestawienie zamówień.

Kurs podstawowy nie powinien więc polegać na oglądaniu kolejnych przycisków na wstążce programu. Excel jest narzędziem praktycznym i właśnie poprzez ćwiczenia uczy się go najszybciej.

Kiedy wybrać szkolenie średniozaawansowane?

To prawdopodobnie najbardziej uniwersalny rodzaj szkolenia dla osób pracujących na co dzień w biurze.

Uczestnik poziomu średniozaawansowanego zwykle potrafi już stworzyć tabelę, zastosować prostą formułę czy włączyć filtr. Problem polega na tym, że wiele zadań wykonuje w sposób czasochłonny.

Dobrym sygnałem, że warto wybrać właśnie taki kurs, są sytuacje, gdy:

• często kopiujemy dane między arkuszami,

• ręcznie wyszukujemy informacje w dużych tabelach,

• wielokrotnie wykonujemy te same operacje,

• mamy trudności z łączeniem informacji z różnych zestawień,

• stworzenie raportu zajmuje kilka godzin,

• znamy podstawowe funkcje, ale nie wiemy, jak je ze sobą łączyć.

Na takim szkoleniu warto poznać funkcje logiczne, tekstowe, daty i czasu, funkcje wyszukujące, bardziej rozbudowane filtrowanie, tabele, formatowanie warunkowe czy podstawy tabel przestawnych.

Szczególnie przydatne jest nauczenie się nie pojedynczych funkcji, ale sposobu myślenia o danych. Użytkownik, który wie, jak rozwiązać problem za pomocą Excela, jest znacznie skuteczniejszy od osoby znającej kilkadziesiąt formuł na pamięć.

Excel zaawansowany – co właściwie powinien oznaczać?

Określenie „Excel zaawansowany” może być mylące, ponieważ poszczególne firmy szkoleniowe rozumieją je bardzo różnie.

W jednym kursie zaawansowanym znajdziemy rozbudowane formuły i tabele przestawne. W innym pojawią się makra, Power Query czy elementy analizy danych.

Dlatego przed zapisem warto dokładnie sprawdzić program.

Zaawansowany użytkownik powinien potrafić sprawnie przetwarzać duże zestawy danych, budować złożone formuły, przygotowywać analizy i raporty oraz ograniczać liczbę czynności wykonywanych ręcznie.

Nie oznacza to jednak, że każdy zaawansowany użytkownik musi od razu uczyć się programowania w VBA. Dzisiaj wiele procesów można automatyzować za pomocą narzędzi niewymagających pisania kodu.

I właśnie tutaj zaczynają się bardziej specjalistyczne szkolenia.

Power Query – gdy większość czasu zabiera przygotowanie danych

Wyobraźmy sobie pracownika, który każdego miesiąca otrzymuje kilkanaście plików z wynikami sprzedaży. Otwiera każdy z nich, kopiuje dane, usuwa niepotrzebne kolumny, poprawia format daty, łączy zestawienia i dopiero wtedy może rozpocząć analizę.

Jeżeli cały proces powtarza się regularnie, nauka kolejnych formuł może nie rozwiązać jego głównego problemu.

W takim przypadku warto zainteresować się Power Query.

Narzędzie pozwala importować, porządkować, przekształcać i łączyć dane pochodzące z różnych źródeł. Raz przygotowany proces można następnie wykorzystywać ponownie.

Zamiast każdego miesiąca wykonywać kilkadziesiąt czynności ręcznie, użytkownik może przygotować odpowiednią procedurę przekształcania danych i przy kolejnej aktualizacji wykorzystać ją ponownie.

Szkolenie z Power Query może być szczególnie wartościowe dla osób zajmujących się raportowaniem, controllingiem, księgowością, sprzedażą, logistyką czy analizą danych.

Tabele przestawne – kiedy trzeba szybko wyciągnąć wnioski z dużej tabeli

Tabele przestawne są jednym z najbardziej użytecznych narzędzi Excela, a mimo to wiele osób korzystających z programu od lat ich nie używa.

Załóżmy, że mamy tabelę zawierającą kilkadziesiąt tysięcy transakcji. Chcemy sprawdzić:

• sprzedaż według miesięcy,

• wyniki poszczególnych handlowców,

• przychody według regionów,

• najlepiej sprzedające się produkty,

• zmiany wyników między okresami.

Przy pomocy klasycznych formuł stworzenie wielu takich analiz może być czasochłonne. Tabela przestawna pozwala natomiast błyskawicznie spojrzeć na te same dane z różnych perspektyw.

Dlatego kurs z tabel przestawnych warto wybrać przede wszystkim wtedy, gdy Excel służy nam nie tylko do przechowywania danych, ale również do ich analizowania i raportowania.

Power Pivot i DAX – dla bardziej rozbudowanych analiz

Kolejnym etapem może być Power Pivot.

Przy klasycznej pracy z Excelem często próbujemy zgromadzić wszystkie potrzebne informacje w jednej ogromnej tabeli. W bardziej zaawansowanych analizach takie podejście staje się niewygodne.

Power Pivot pozwala tworzyć model danych składający się z kilku powiązanych tabel. Możemy na przykład oddzielnie posiadać dane o klientach, produktach, transakcjach czy pracownikach, a następnie tworzyć między nimi relacje.

Wraz z Power Pivot pojawia się również język DAX wykorzystywany do tworzenia bardziej zaawansowanych obliczeń.

Takie szkolenie będzie odpowiednie przede wszystkim dla:

• analityków,

• controllerów,

• specjalistów finansowych,

• osób tworzących raporty zarządcze,

• użytkowników przygotowujących się do pracy z Power BI.

Nie jest natomiast konieczne dla każdego pracownika korzystającego z Excela.

VBA i makra – kiedy warto się nimi zainteresować?

VBA przez wiele lat było niemal synonimem zaawansowanego Excela. Nadal pozostaje bardzo użytecznym narzędziem, jednak obecnie nie zawsze powinno być pierwszym kierunkiem dalszej nauki.

Makra sprawdzają się szczególnie dobrze, gdy trzeba automatyzować powtarzalne działania, których nie da się wygodnie wykonać za pomocą standardowych funkcji lub Power Query.

VBA może pozwolić na przykład automatycznie przygotować raport, zmodyfikować wiele arkuszy, wygenerować serię dokumentów czy stworzyć własne narzędzia działające wewnątrz Excela.

Trzeba jednak pamiętać, że jest to już forma programowania. Jeśli głównym problemem jest jedynie importowanie i czyszczenie danych, często łatwiej zacząć od Power Query.

A może szkolenie branżowe?

Osoby znające już podstawy programu powinny rozważyć kurs dostosowany do konkretnego stanowiska.

Excel dla księgowych może skupiać się na analizie kosztów, uzgadnianiu danych i raportach finansowych.

Excel dla HR może obejmować zestawienia pracowników, absencje, wynagrodzenia, czas pracy czy analizę danych kadrowych.

Excel dla sprzedaży może koncentrować się na analizie wyników handlowców, klientów, produktów i realizacji planów.

Excel dla logistyki może wykorzystywać dane dotyczące stanów magazynowych, zamówień, dostaw czy zapasów.

Taki sposób nauki ma dużą zaletę: uczestnik pracuje na przykładach podobnych do tych, z którymi spotyka się zawodowo.

Dla osoby posiadającej już podstawowe umiejętności dobrze dobrane szkolenie branżowe może więc dać większy efekt niż kolejny ogólny kurs „Excel poziom 2”.

Excel, Copilot i sztuczna inteligencja

Do tradycyjnych szkoleń coraz częściej dochodzą kursy pokazujące wykorzystanie sztucznej inteligencji.

Copilot w środowisku Microsoft 365 może wspierać użytkownika między innymi podczas tworzenia formuł, analizy danych, przygotowywania wykresów czy poszukiwania zależności w arkuszu.

Nie oznacza to jednak końca potrzeby uczenia się Excela.

Jeśli sztuczna inteligencja przygotuje formułę, użytkownik powinien wiedzieć, czy jej wynik ma sens. Jeżeli wygeneruje analizę, człowiek nadal odpowiada za właściwą interpretację danych.

Dlatego szkolenia łączące Excel i AI mogą być bardzo ciekawym kierunkiem przede wszystkim dla osób, które znają już podstawy programu i chcą nauczyć się pracować szybciej.

Jak dopasować szkolenie do konkretnego problemu?

Najłatwiej spojrzeć na to w praktyczny sposób:

Taka analiza własnych potrzeb może uchronić przed sytuacją, w której uczestnik trafia na kurs pełen ciekawych funkcji, ale niemających większego związku z jego codzienną pracą.

Szkolenie online czy stacjonarne?

W przypadku Excela obie formy mogą być skuteczne.

Szkolenie online na żywo jest wygodne dla osób pracujących zdalnie i zespołów rozproszonych po różnych miastach. Uczestnik może wykonywać ćwiczenia na własnym komputerze i jednocześnie obserwować pracę trenera.

Szkolenie stacjonarne daje natomiast bardzo dobry kontakt z prowadzącym i może ułatwiać pracę warsztatową, szczególnie jeśli program jest dopasowany do konkretnej firmy.

Znacznie ważniejsze od samej formy jest jednak to, ile czasu uczestnicy rzeczywiście pracują samodzielnie w Excelu.

Ośmiogodzinny wykład o funkcjach Excela będzie zwykle mniej skuteczny niż szkolenie, podczas którego uczestnicy przez większość czasu rozwiązują zadania.

Jak ocenić program kursu przed zapisaniem się?

Nie należy kierować się wyłącznie nazwą szkolenia.

„Excel zaawansowany” u jednego organizatora może oznaczać pracę z tabelami przestawnymi i funkcjami wyszukującymi, a u innego Power Query, makra i zaawansowane modele danych.

Dlatego przed wyborem warto sprawdzić kilka elementów.

Po pierwsze – poziom wymagany na wejściu. Jeśli większość programu będzie powtórką znanych zagadnień, czas zostanie wykorzystany mało efektywnie.

Po drugie – szczegółowy zakres szkolenia. Im bardziej konkretny opis programu, tym łatwiej ocenić jego przydatność.

Po trzecie – liczbę ćwiczeń praktycznych. Excel jest umiejętnością, którą trudno zdobyć jedynie poprzez słuchanie.

Po czwarte – rodzaj przykładów. Warto sprawdzić, czy odpowiadają sytuacjom zawodowym uczestnika.

Po piąte – wersję programu. W firmach wykorzystujących Microsoft 365 dostępne mogą być funkcje, których nie ma w starszych wersjach Excela.

Czy warto wybierać szkolenie z certyfikatem?

Certyfikat może być dodatkiem, ale nie powinien przesądzać o wyborze kursu.

W przypadku osoby, która chce przede wszystkim szybciej wykonywać swoją pracę, znacznie ważniejsze będzie to, czy po szkoleniu potrafi samodzielnie przygotować raport, przeanalizować dane albo zautomatyzować czasochłonny proces.

Inaczej wygląda sytuacja osoby, która chce formalnie potwierdzić swoje umiejętności przed pracodawcą. W takim przypadku można zainteresować się również zewnętrznymi certyfikatami, takimi jak Microsoft Office Specialist.

Warto więc rozróżniać zaświadczenie o ukończeniu kursu od certyfikacji potwierdzającej określony poziom kompetencji.

Cena kursu nie mówi wszystkiego

Porównując szkolenia, łatwo sprowadzić decyzję do ceny za dzień zajęć. Tymczasem znacznie ciekawsze pytanie brzmi: ile czasu dzięki zdobytym umiejętnościom uczestnik będzie później oszczędzał?

Jeżeli pracownik po kursie z Power Query skróci przygotowanie cyklicznego raportu z trzech godzin do kilkunastu minut, szkolenie może zwrócić się bardzo szybko.

Podobnie jest z tabelami przestawnymi, automatyzacją czy odpowiednim wykorzystaniem formuł.

Najbardziej wartościowe szkolenia z Excela nie uczą więc robienia „bardziej skomplikowanych arkuszy”. Uczą wykonywania tej samej pracy szybciej, dokładniej i z mniejszą liczbą błędów.

Jakie szkolenie z Excela wybrać?

Nie istnieje jeden kurs Excela najlepszy dla wszystkich.

Osoba początkująca powinna zbudować solidne podstawy. Pracownik biurowy może najwięcej skorzystać na poziomie średniozaawansowanym. Osoba przygotowująca cykliczne raporty powinna zainteresować się Power Query. Analityk może potrzebować Power Pivot i DAX, a pracownik wykonujący bardzo specyficzne, powtarzalne operacje – VBA.

W wielu przypadkach najlepszą decyzją okazuje się natomiast szkolenie branżowe, podczas którego uczestnik pracuje na problemach podobnych do tych, z którymi spotyka się każdego dnia.

Dlatego przed zapisaniem się na kurs warto zrobić coś znacznie prostszego niż analizowanie kilkudziesięciu programów szkoleniowych. Wystarczy przez kilka dni zwracać uwagę na własną pracę z arkuszami i zapisać czynności, które zajmują najwięcej czasu.

Być może okaże się, że nie potrzebujemy „zaawansowanego Excela”.

Potrzebujemy po prostu nauczyć się jednej rzeczy, która sprawi, że zadanie wykonywane dzisiaj przez godzinę jutro zajmie dziesięć minut. I właśnie tak warto wybierać szkolenia z Excela.