AI w zamówieniach publicznych - jak krok po kroku wdrożyć sztuczną inteligencję do automatyzacji i kontroli postępowań. Narzędzia AI w procesie udzielania zamówień, analizy ofert, raportowania i eliminowania błędów proceduralnych zgodnie z PZP.

Sztuczna inteligencja może usprawnić wiele czynności związanych z przygotowaniem i prowadzeniem zamówień publicznych, ale jej wyniki wymagają kontroli, a odpowiedzialność za postępowanie pozostaje po stronie zamawiającego. Dwudniowe warsztaty pokazują, jak rozpoznać zadania nadające się do wsparcia AI i jak wprowadzać narzędzia do pracy z zachowaniem zgodności z PZP, ochroną danych oraz zasadami bezpieczeństwa.

Pierwszy dzień koncentruje się na wykorzystaniu AI w planowaniu i dokumentowaniu postępowania. Uczestnicy poznają przykłady zastosowań w administracji i omawiają ramy prawne korzystania z takich narzędzi. Przećwiczą przygotowanie roboczego opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji, umowy i zapytań, a także formułowanie poleceń, które pomagają uzyskać użyteczne wyniki. Kolejne moduły obejmują kontrolę kompletności dokumentacji, tworzenie checklist i raportów zgodności oraz wyszukiwanie niejasności, braków i ryzyk wymagających eksperckiej oceny.

Warsztatowa część pierwszego dnia dotyczy analizy ofert. Uczestnicy sprawdzą, w jaki sposób narzędzia mogą porządkować informacje, porównywać parametry i wspierać ocenę kryteriów cenowych oraz jakościowych. Omówiona zostanie analiza semantyczna opisów ofert oraz możliwości narzędzi analitycznych, arkuszy, OCR i rozwiązań wspierających pracę z danymi. Ćwiczenia obejmują przykładowe materiały i przygotowanie listy gotowości organizacji do wdrożenia AI.

Drugiego dnia omawiane jest wykorzystanie sztucznej inteligencji w kontroli postępowań, raportowaniu i audycie. Uczestnicy rozpatrują analizę dokumentacji powykonawczej, wykrywanie powtarzających się uchybień, wykorzystanie danych historycznych oraz przygotowanie alertów wczesnego ostrzegania. Osobny blok dotyczy kontaktu z wykonawcami, przygotowywania projektów odpowiedzi i szablonów korespondencji, a także wsparcia elektronicznych platform zakupowych. Każdy automatycznie opracowany materiał wymaga sprawdzenia i zatwierdzenia przez osobę prowadzącą postępowanie.

Ważną częścią szkolenia są kwestie etyczne, prawne i organizacyjne: granice automatyzacji, bezpieczeństwo informacji, ochrona danych, własność intelektualna i jawność postępowań. W warsztacie uczestnicy przygotują koncepcję asystenta przetargowego oraz prostego rozwiązania wspierającego oferty lub raporty. Szkolenie jest adresowane do zamawiających i wykonawców, pracowników sektora finansów publicznych, specjalistów zamówień, prawników, analityków, kontrolerów, audytorów i osób kierujących projektami.

Zajęcia mają charakter praktyczny i opierają się na ćwiczeniach, analizie przypadków oraz pracy z przykładami. Po ukończeniu uczestnicy będą potrafili wskazać zadania, które można usprawnić z pomocą AI, przygotować lepsze polecenia, ocenić jakość wygenerowanych rezultatów oraz zaplanować bezpieczne wdrożenie. Zyskają też większą świadomość tego, kiedy konieczna jest weryfikacja człowieka, aby zachować zgodność postępowania, transparentność i kontrolę nad decyzjami.

DZIEŃ 1 – Automatyzacja i analiza postępowań z wykorzystaniem AI

1. Wprowadzenie do sztucznej inteligencji w zamówieniach publicznych

Główne pojęcia, możliwości i ograniczenia AI w procesach zakupowych administracji.

2. AI w codziennej pracy instytucji

Przykłady zadań administracyjnych, w których narzędzia mogą wspierać pracowników.

3. Zastosowania AI w sektorze publicznym

Przegląd kierunków wdrożeń w Polsce i Unii Europejskiej oraz wnioski dla zamawiających.

4. Ramy prawne i wymogi zgodności

Zasady korzystania z AI w świetle PZP, ochrony danych i regulacji unijnych.

5. Wspomaganie planowania postępowania

Wykorzystanie narzędzi w przygotowaniu procesu zakupowego i dokumentacji.

6. Przygotowywanie opisu przedmiotu zamówienia

Możliwości tworzenia roboczych projektów OPZ z pomocą narzędzi generatywnych.

7. Analiza potrzeb i planowanie zakupów

Zastosowanie modeli językowych do porządkowania potrzeb oraz tworzenia planu zamówień.

8. Projekty specyfikacji, umów i zapytań

Sposoby użycia AI przy opracowaniu wstępnych wersji dokumentów postępowania.

9. Warsztat: skuteczne polecenia dla AI

Formułowanie promptów wspierających przygotowanie dokumentów zgodnych z wymaganiami PZP.

10. Kontrola dokumentacji przetargowej

Weryfikowanie spójności i kompletności materiałów przed wszczęciem postępowania.

11. Sprawdzanie treści pod kątem PZP

Przykłady analiz wspierających wychwytywanie potencjalnych niezgodności.

12. Wykrywanie błędów formalnych i ryzyk

Ocena, jak AI może wskazywać brakujące elementy, niejasności i obszary wymagające konsultacji.

13. Checklisty i raporty zgodności

Wykorzystanie narzędzi do przygotowania list kontrolnych i zestawień dla zespołu.

14. AI przy analizie i porównywaniu ofert

Porządkowanie informacji z ofert i wspieranie ich oceny według ustalonych kryteriów.

15. Narzędzia analityczne do badania ofert

Przykłady pracy z arkuszami, Copilotem, Power BI, Pythonem i wykrywaniem anomalii.

16. Wsparcie oceny kryteriów cenowych i jakościowych

Możliwości i ograniczenia analizowania cech ofert przy pomocy AI.

17. Analiza semantyczna treści ofert

Wyszukiwanie rozbieżności, niezgodności i potencjalnych braków w opisach wykonawców.

18. Warsztat: analiza przykładowych ofert

Praktyczna praca na materiałach szkoleniowych z użyciem wybranych narzędzi AI.

19. Podsumowanie pierwszego dnia

Uporządkowanie poznanych scenariuszy i pytań do dalszej pracy.

20. Bariery wdrażania AI w instytucjach

Omówienie ograniczeń organizacyjnych, technologicznych i kompetencyjnych.

21. Lista gotowości organizacji do AI

Przygotowanie checklisty obszarów do sprawdzenia przed wdrożeniem narzędzi w zamówieniach.

DZIEŃ 2 – Kontrola, raportowanie i zgodność z PZP

1. AI w kontroli postępowań i sprawozdawczości

Zastosowania wspierające monitorowanie dokumentacji i przygotowywanie zestawień.

2. Przygotowywanie raportów i sprawozdań

Możliwości automatyzacji raportów na potrzeby UZP, NIK i instytucji unijnych.

3. Analiza dokumentacji po realizacji zamówienia

Wykorzystanie narzędzi do przeglądu dokumentów powykonawczych i rozliczeniowych.

4. Powtarzające się uchybienia proceduralne

Wyszukiwanie wzorców błędów oraz opracowywanie raportów kontrolnych.

5. Monitorowanie i audyt procesu zakupowego

Zastosowanie analizy danych przy bieżącej kontroli postępowań.

6. AI w audycie wewnętrznym

Rola narzędzi jako wsparcia pracy audytora i kontroli instytucjonalnej.

7. Analiza danych historycznych

Identyfikowanie nietypowych zdarzeń, nieprawidłowości i potencjalnych konfliktów interesów.

8. Alerty i wczesne ostrzeganie

Projektowanie sygnałów informujących o ryzykach lub odstępstwach w procesie.

9. AI w kontaktach z wykonawcami

Możliwości usprawnienia komunikacji oraz obsługi informacji i zapytań.

10. Automatyczne opracowywanie odpowiedzi

Przygotowywanie projektów odpowiedzi na pytania wykonawców z obowiązkową weryfikacją.

11. Szablony korespondencji zgodne z PZP

Wykorzystanie narzędzi do tworzenia powtarzalnych wzorów pism i komunikatów.

12. Wsparcie elektronicznych platform zakupowych

Przegląd możliwości związanych z miniPortalem, e-Zamówieniami i obiegiem elektronicznym.

13. Etyka, bezpieczeństwo i odpowiedzialność

Ocena zasad korzystania z AI i odpowiedzialności za rezultat procesu.

14. Granice automatyzacji

Rozróżnienie zadań pomocniczych od decyzji, które muszą pozostać po stronie człowieka.

15. Odpowiedzialne wykorzystanie AI w administracji

Dobre praktyki przejrzystego i kontrolowanego stosowania narzędzi.

16. Dane, prawa autorskie i jawność

Bezpieczne przetwarzanie informacji z uwzględnieniem ochrony danych, własności intelektualnej i zasad jawności.

17. Warsztat: własny asystent przetargowy

Opracowanie koncepcji asystenta AI wspierającego wybrany fragment postępowania.

18. Łączenie narzędzi i prostych automatyzacji

Przegląd koncepcji współpracy modeli językowych, arkuszy, OCR i automatyzacji przepływu pracy.

19. Narzędzie wspierające oferty lub raporty

Przygotowanie rozwiązania ułatwiającego opracowanie dokumentów i zestawień.

20. Prezentacja rezultatów zespołów

Przedstawienie pomysłów i omówienie ich zastosowania w codziennej pracy.

21. Wnioski oraz plan wdrożenia

Ułożenie rekomendacji dla organizacji rozpoczynającej korzystanie ze sztucznej inteligencji.

22. Kroki wdrażania AI w zamówieniach

Określenie etapów, odpowiedzialności i potrzebnych zasobów.

23. Najczęstsze pułapki i skuteczne praktyki

Podsumowanie zasad pomagających ograniczać błędy i nieuzasadnione zaufanie do automatyzacji.

24. Narzędzia do dalszego wykorzystania

Przegląd rozwiązań i scenariuszy, które można rozwijać po zakończeniu warsztatów.