Archiwizacja dokumentów budowlanych i inwestycyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami: Przepisy prawne, normy ISO, procesy archiwizacji i digitalizacji dokumentacji budowlanej, projektowej oraz wykonawczej. 1-dniowe szkolenie warsztatowe.

Dokumentacja budowlana i inwestycyjna musi być przechowywana w sposób, który pozwala ją odnaleźć, udostępnić i zachować przez wymagany czas. Wraz ze wzrostem liczby dokumentów elektronicznych rośnie znaczenie spójnych zasad klasyfikacji, opisu, zabezpieczenia oraz przekazywania akt. Szkolenie pokazuje, jak uporządkować te zadania w organizacji oraz jak łączyć tradycyjne archiwum z procesami digitalizacji.

Uczestnicy zapoznają się z aktualnymi wymaganiami prawnymi odnoszącymi się do dokumentacji budowlanej i inwestycyjnej, w tym z obowiązkami inwestorów, wykonawców i administracji oraz z różnymi kategoriami dokumentów: projektowymi, wykonawczymi i powykonawczymi. Omówione zostaną okresy i zasady przechowywania, dobre praktyki archiwizacji technicznej oraz rola standardów ISO i metadanych w utrzymaniu uporządkowanego zasobu.

Ważną częścią zajęć jest organizacja archiwum: podział i klasyfikacja dokumentów, dobór sposobu przechowywania papierowych akt oraz wprowadzenie do systemów zarządzania dokumentacją. Szkolenie porusza również kolejne etapy digitalizacji dokumentacji budowlanej i projektowej, wymagania dotyczące dokumentów cyfrowych, skanowanie, rozpoznawanie tekstu, konwersję plików i ochronę danych przed utratą. Uczestnicy omówią także udostępnianie dokumentacji, dostęp do zasobu oraz przekazywanie materiałów do archiwów i właściwych organów.

Warsztaty obejmują klasyfikowanie i oznaczanie przykładowych dokumentów, tworzenie ewidencji i zestawu metadanych, a także analizę procesu digitalizacji oraz typowych błędów. Praca w kameralnej, interaktywnej grupie pozwala odnieść omawiane rozwiązania do doświadczeń uczestników i skonsultować konkretne problemy. Po szkoleniu uczestnik będzie lepiej przygotowany do projektowania przejrzystego systemu archiwizacji, zwiększania dostępności dokumentów i ograniczania ryzyka zagubienia lub nieprawidłowego udostępnienia materiałów.

1. Wprowadzenie do archiwizacji dokumentacji budowlanej i inwestycyjnej

• Aktualne podstawy prawne dotyczące dokumentacji budowlanej i archiwalnej.

• Obowiązki inwestora, wykonawcy i organów administracji związane z przechowywaniem akt.

• Rodzaje dokumentacji: projektowa, wykonawcza i powykonawcza.

• Okresy przechowywania oraz zasady ustalania miejsca i sposobu archiwizacji.

2. Normy ISO i standardy dokumentacji technicznej

• Przegląd norm ISO mających zastosowanie do archiwizacji dokumentacji technicznej.

• Wymagania wobec dokumentacji budowlanej i projektowej.

• Dobre praktyki organizowania archiwum zgodnie ze standardami.

• Znaczenie metadanych i rzetelnego opisywania dokumentów.

3. Organizacja archiwum budowlanego i inwestycyjnego

• Papierowe i elektroniczne sposoby przechowywania dokumentacji.

• Struktura archiwum i reguły klasyfikowania materiałów.

• Fizyczne przechowywanie akt: teczki, segregatory i archiwum zakładowe.

• Podstawowe funkcje systemów zarządzania dokumentacją (DMS).

4. Digitalizacja dokumentacji budowlanej i projektowej

• Zakres digitalizacji i przesłanki jej wdrożenia.

• Etapy procesu oraz stosowane narzędzia.

• Wymagania formalne dotyczące cyfryzacji dokumentacji technicznej.

• Zabezpieczanie i długoterminowe przechowywanie plików.

• Skanowanie, OCR i konwersja dokumentów w praktyce.

5. Udostępnianie i przekazywanie dokumentacji

• Uprawnienia i zasady dostępu do materiałów archiwalnych.

• Przekazywanie dokumentacji do archiwów państwowych i organów nadzoru.

• Prawne i techniczne aspekty udostępniania dokumentów cyfrowych.

6. Warsztaty z archiwizacji i digitalizacji

• Ćwiczenia w klasyfikowaniu i oznaczaniu przykładowych akt budowlanych.

• Opracowanie ewidencji i zestawu metadanych dokumentacji technicznej.

• Symulacja digitalizacji: skanowanie i optymalizacja dokumentów.

• Analiza przypadków, typowych pomyłek i dobrych praktyk.

7. Podsumowanie i konsultacje

• Omówienie wniosków i pytania uczestników.

• Konsultacja indywidualnych problemów związanych z archiwizacją.