Delegowanie zadań i wzmacnianie samodzielności pracowników

Skuteczne delegowanie zadań jest jednym z fundamentów pracy menedżera i jednocześnie obszarem, w którym najczęściej pojawiają się trudności: brak poczucia odpowiedzialności po stronie pracowników, nieterminowość, konieczność ciągłego kontrolowania lub poprawiania wykonanych przez pracownika zadań. Szkolenie wyposaży uczestników w narzędzia do radzenia sobie z tymi i innymi najczęstszymi problemami.

Szkolenie koncentruje się na delegowaniu rozumianym jako proces zarządczy, a nie jednorazowe przekazanie zadania, dlatego będzie obejmowało szereg typów rozmów z pracownikami, nie tylko rozmowę delegującą. Uczestnicy wzmocnią też swoją pewność siebie i charyzmę liderską dzięki czemu będą mogli z większym spokojem i skutecznością angażować zespół do realizacji celów.
Program łączy wiedzę z zakresu zarządzania ludźmi, komunikacji, motywowania i feedbacku z intensywną pracą warsztatową, opartą na realnych sytuacjach z praktyki uczestników.

Cel szkolenia:

Doskonalenie umiejętności delegowania w sposób angażujący i motywujący oraz skutecznego egzekwowania zadań.

Korzyści dla uczestników:

• Narzędzia do prowadzenia rozmów z pracownikami bez mikrozarządzania i bez utraty kontroli nad jakością oraz terminami.

• Trening praktycznych umiejętności skutecznego przekazywania odpowiedzialności i egzekwowania realizacji celów i zadań.

• Głębsze zrozumienie ludzkich reakcji na delegowanie, kontrolę i egzekwowanie, aby unikać sytuacji osłabiających u pracowników poczucie odpowiedzialności czy motywację.

• Doskonalenie umiejętności budowania odpowiedzialności i zaangażowania pracowników, umożliwiające pracę na coraz większym poziomie samodzielności i jakości realizacji powierzanych celów

• Wzmocnienie autorytetu i pewności siebie w roli menedżera, co przekłada się na bardziej konsekwentne decyzje i spokojniejsze zarządzanie zespołem.

Adresaci szkolenia:    

Menedżerowie różnych szczebli: team liderzy, kierownicy, dyrektorzy. Liderzy projektów i osoby odpowiedzialne za zadania w strukturach macierzowych. Specjaliści i konsultanci nadzorujący pracę asystentów i juniorów.

Dzień I

Rozpoczęcie szkolenia

• Zapoznanie z grupą, przełamanie lodów, zbadanie potrzeb szkoleniowych

Osobisty autorytet jako podstawa do skutecznego delegowania zadań innym osobom:

• Gra szkoleniowa, która pozwala doświadczyć, zrozumieć i przedyskutować różne zjawiska związane z delegowaniem i rozdzielaniem zadań oraz budowaniem samodzielności i motywacji

• Specyfika i wyzwania roli kierowniczej

• 5 funkcji menedżerskich i 3 obszary, na których koncentruje się osoba kierująca zespołem

• 6 źródeł autorytetu (w razie potrzeby odniesienie do różnic pokoleniowych)

• 3 obszary charyzmy liderskiej – jak to zrobić, żeby ludziom chciało się realizować zadania

Wyznaczanie i komunikowanie celów:

• Co deleguję: czynności, zadanie, cel?

• Kaskadowanie celów wyższego rzędu

• Formułowanie celów metodami SMART i OKR

• Pula pytań umożliwiających lepsze formułowanie celów (dla osoby delegującej i dla pracownika)

• 7 poziomów delegowania Delegation Board

• Rozdzielanie pracy w zespole

Delegowanie w sposób motywujący – rozmowy delegujące:

• Przygotowanie do delegowania zadania odpowiedzialnego / nowego / złożonego / spoza podstawowego zakresu obowiązków

• Scenariusze rozmowy delegującej – warianty

• Trudne sytuacje podczas rozmowy delegującej

• Obiekcje pracownika i jak go przekonać do zadania

Delegowanie zadań osobom z niewielkimi kompetencjami:

• Model 5P w instruktażu rozwojowym

• Rozmowa delegująca instruktażowa

• Wyzwania we współpracy z osobami początkującymi

Rozwijanie kompetencji u pracowników o średnich umiejętnościach:

• Czym są kompetencje i jak je rozwijać

• Pojęcie gotowości / dojrzałości pracownika do podjęcia się zadania i rozwój samodzielności

• Analiza zespołów, którymi kierują uczestnicy pod kątem samodzielności czyli dojrzałości kompetencyjnej i motywacyjnej

• Plan zwiększenia samodzielności pracownika w bezpieczny sposób

• Jak przestać poprawiać po kimś

Dzień II

Delegowanie zadań osobom mało zaangażowanym:

• Metody wywierania wpływu i motywowanie do zadania w sposób inny, niż polecenie służbowe

• 3 taktyki wpływu przy delegowaniu zadań

• Styl coachingowy w delegowaniu zadań

• Pula przydatnych pytań pobudzających myślenie i inicjatywę pracownika

Egzekwowanie zadań – rozmowy monitorujące:

• Cele rozmów monitorujących / spotkań statusowych

• Niebezpieczeństwa zbyt częstego i zbyt rzadkiego monitorowania

• Sterowanie punktami monitorowania we współpracy z osobami przekraczającymi terminy

• Scenariusze rozmowy delegującej – warianty

Lekcja na przyszłość z zakończonego zadania – rozmowy podsumowujące:

• Sens i wartość rozmów podsumowujących pod kątem bardziej efektywnego delegowania następnym razem

• Scenariusze rozmowy podsumowującej – warianty: po sukcesie i po porażce

Doprowadzanie delegowanych zadań do końca z zachowaniem jakości i terminowości i reagowanie na problemy – udzielanie informacji zwrotnej:

• Cele feedbacku i czy informacja zwrotna może zwiększać samodzielność pracownika

• Problemy w realizacji zdelegowanych zadań – sposoby reagowania

• Rozmowy feedbackowo – motywujące

Emocje i reakcje ludzkie w procesie delegowania i egzekwowania zadań:

• Mechanizmy powstawania emocji w procesie delegowania

• Rozpoznawanie, empatia i neutralizowanie emocji pracownika

• Rola emocji i przekonań osoby delegującej

• Katalog obiektywnych i subiektywnych przeszkód w procesie delegowania i jak je pokonywać

Zakończenie szkolenia:

• Indywidualne plany wdrożeniowe

• Podsumowanie szkolenia

• Dyplomy, ankiety

Rozkład godzinowy: 
pierwszy dzień: 10:00 – 17:00,
drugi dzień: 9:00 – 16:00