Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – najważniejsze zasady i trudne przypadki, z uwzględnieniem zmian w prawie pracy z 2026

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga znajomości zarówno przepisów, jak i praktycznych zasad tworzenia, uzupełniania, przechowywania oraz udostępniania dokumentów. Szkolenie omawia najważniejsze obowiązki pracodawcy, aktualne interpretacje i trudniejsze przypadki, z uwzględnieniem zmian w prawie pracy z 2026 r.

Uczestnicy przeanalizują strukturę akt osobowych, zasady gromadzenia dokumentów oraz rozróżnienie między dokumentami, które należy przechowywać, a informacjami, których nie powinno się kopiować lub utrwalać bez podstawy. Omawiane są okresy przechowywania dokumentacji, w tym rozróżnienie okresów 10- i 50-letnich, dokumenty ZUS OSW i RIA oraz sytuacje ponownego zatrudnienia lub kontynuacji dokumentacji. Poruszane są także zagadnienia związane z dokumentami tworzonymi elektronicznie i aktami prowadzonymi w postaci papierowej.

Zakres obejmuje również dokumentację czasu pracy i urlopów, wnioski pracownicze, digitalizację oraz prawidłowe postępowanie z kopiami i duplikatami. Część praktyczna wykorzystuje przykładowe dokumenty: umowę o pracę, informację o warunkach zatrudnienia, aneks, wypowiedzenie zmieniające, porozumienie, rozwiązanie umowy i świadectwo pracy. Uczestnicy omawiają, jakie elementy wymagają szczególnej kontroli i jak unikać błędów w trudnych sytuacjach kadrowych.

Szkolenie jest skierowane do pracowników kadr i HR, osób odpowiedzialnych za dokumentację oraz pracodawców nadzorujących procesy zatrudnienia.

1. Zasady przechowywania i archiwizacji dokumentacji pracowniczej oraz jej skład.
2. Okresy przechowywania: 10 czy 50 lat; ZUS OSW i ZUS RIA.
3. Kontynuacja dokumentacji przy dalszym i ponownym zatrudnieniu.
4. Akta osobowe: ich części, dokumenty przechowywane i nieprzechowywane, kopiowanie oraz dokumenty elektroniczne w aktach papierowych.
5. Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy: ewidencja czasu pracy, urlopy i archiwizacja.
6. Cyfryzacja dokumentacji: postać elektroniczna, wnioski pracownicze i dokumenty ZUS.
7. Warsztaty na wzorach: umowy, informacje o warunkach zatrudnienia, aneksy, wypowiedzenia, porozumienia, rozwiązanie umowy i świadectwo pracy.
8. Trudne przypadki i najczęstsze błędy w świetle stanowisk PIP, UODO i resortu pracy.