Instrukcja kancelaryjna i EZD w praktyce. Tradycyjny i elektroniczny sposób dokumentowania spraw, obieg dokumentów i archiwizacja

Skuteczna praca z dokumentacją elektroniczną zaczyna się od prawidłowego rozumienia sprawy, dokumentu, przesyłki i akt sprawy. Sam system informatyczny nie zastąpi instrukcji kancelaryjnej, JRWA ani odpowiedzialności osób uczestniczących w obiegu dokumentów. Bez spójnych zasad łatwo o niekompletne akta, błędną klasyfikację, podwójny obieg papierowy i elektroniczny albo utratę kontroli nad terminami i dokumentacją.

Dwudniowe szkolenie porządkuje czynności kancelaryjne w tradycyjnym i elektronicznym sposobie dokumentowania, a następnie pokazuje, jak przygotować jednostkę do pracy w systemie klasy EZD. Uczestnicy przejdą przez wpływ, rejestrację i dekretację dokumentów, zakładanie spraw, dobór klasy JRWA, prowadzenie spisu spraw, kompletowanie akt i ich zakończenie. Wyjaśniona zostanie różnica między EZD jako sposobem pracy a systemem teleinformatycznym jako narzędziem, tak aby zasady pozostały czytelne także po zmianie dostawcy lub interfejsu.

Drugi dzień obejmuje dokument elektroniczny, metadane, akceptację i podpis, obsługę e-Doręczeń, ePUAP oraz innych kanałów, składy chronologiczne i archiwizację elektronicznych akt. Omówione zostaną role kierownictwa, koordynatora, kancelarii, komórek merytorycznych, archiwum i IT, a także bezpieczeństwo informacji, procedury zastępcze i ciągłość działania podczas awarii. Praca na przykładach dokumentów, ćwiczenia klasyfikacyjne, schematy decyzyjne i listy kontrolne pomagają przełożyć zasady na procedury jednostki. Uczestnicy otrzymują autorski zeszyt pracy z materiałami, miejscem na ustalenia i narzędziami do wykorzystania po szkoleniu.

DZIEŃ I. Instrukcja kancelaryjna i prawidłowe prowadzenie spraw

1. Najpierw sprawa, potem system

• Co jednostka dokumentuje i dlaczego interfejs nie zastępuje zasad kancelaryjnych.

• EZD jako sposób dokumentowania a system klasy EZD jako narzędzie.

• Utrzymanie poprawności pracy przy zmianie systemu lub dostawcy.

2. Przepisy kancelaryjne i odpowiedzialność

• Instrukcja kancelaryjna, JRWA i instrukcja archiwalna – funkcje i zależności.

• Regulacje wewnętrzne a rzeczywisty obieg dokumentów.

• Odpowiedzialność kierownika, koordynatora, kancelarii, komórek merytorycznych, archiwum i IT.

3. Przesyłka, dokument, sprawa i akta

• Pojęcia i dokumentacja stanowiąca oraz niestanowiąca akt sprawy.

• Kompletność akt jako warunek rozliczalności i ciągłości działania.

4. Wpływ, rejestracja i dekretacja

• Kanały wpływu i pierwsze decyzje dotyczące dokumentu.

• Rejestracja przesyłki a rejestracja sprawy.

• Dekretacja, przekazywanie i odpowiedzialność za dalszy bieg.

• Dokument papierowy, elektroniczny i odwzorowanie cyfrowe.

5. Zakładanie i prowadzenie spraw

• Moment założenia sprawy i odpowiedzialność za jej prowadzenie.

• Znak sprawy, spis spraw i chronologia dokumentowania czynności.

• Dołączanie dokumentów, notatki, przekazywanie i współdzielenie.

• Przerejestrowanie, kontynuacja i łączenie dokumentacji.

6. JRWA w praktyce

• Klasyfikowanie według przedmiotu sprawy, a nie nazwy dokumentu lub komórki.

• Wybór klasy, kategoria archiwalna i skutki błędnej kwalifikacji.

• Teczki rzeczowe, podteczki i dokumentacja poza aktami sprawy.

7. Tradycyjny i elektroniczny sposób dokumentowania

• Miejsce przechowywania kompletnych akt i konsekwencje organizacyjne.

• Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania.

• Ryzyka równoległego obiegu, duplikatów i rozproszenia dokumentacji.

8. Zakończenie sprawy i przygotowanie do archiwizacji

• Kryteria zakończenia sprawy, kontrola kompletności i porządkowanie akt.

• Przekazanie dokumentacji do kolejnego etapu cyklu życia.

DZIEŃ II. EZD i przygotowanie organizacji do pracy elektronicznej

1. Dokument elektroniczny i wiarygodność

• Dokument, odwzorowanie cyfrowe, metadane i załączniki.

• Oryginał, kopia, integralność i znaczenie metadanych dla wyszukiwania oraz archiwizacji.

2. Akceptacja, podpis i odpowiedzialność

• Akceptacja projektu a podpisanie pisma.

• Dobór uwierzytelnienia do rodzaju dokumentu i kanału komunikacji.

• Rola pracownika, przełożonego i osoby podpisującej.

3. e-Doręczenia, ePUAP, poczta elektroniczna i inne kanały

• Kanał komunikacji a włączenie dokumentu do obiegu.

• Dowody nadania i odbioru oraz ich miejsce w aktach.

• Zapobieganie lukom między skrzynką, systemem dziedzinowym i aktami.

4. Czynności kancelaryjne w systemie klasy EZD

• Rejestracja, dekretacja, prowadzenie spraw i oczekiwane rezultaty.

• Akceptacja, podpis, wysyłka, spisy, wyszukiwanie i kontrola terminów.

• Korzystanie z różnych systemów bez uzależnienia wiedzy od interfejsu.

5. Składy chronologiczne i nośniki danych

• Dokumenty papierowe w składzie chronologicznym.

• Odwzorowanie pełne i niepełne oraz wyłączenia ze skanowania.

• Powiązanie papieru z aktami elektronicznymi i odpowiedzialność za kompletność.

6. Elektroniczne akta sprawy i archiwizacja

• Kompletność, uporządkowanie i zakończenie sprawy elektronicznej.

• Przekazanie do archiwum zakładowego, brakowanie i materiały archiwalne.

7. Przygotowanie wdrożenia EZD

• Diagnoza obiegu dokumentów i miejsc powstawania ryzyka.

• Podstawowy sposób dokumentowania i wyjątki.

• Aktualizacja procedur, podział ról, przygotowanie pracowników, testy i uruchomienie.

8. Role wdrożeniowe i współpraca

• Zadania kierownictwa, zespołu wdrożeniowego i koordynatora.

• Współpraca kancelarii, komórek merytorycznych, archiwum, IT, bezpieczeństwa i ochrony danych.

• Właścicielstwo procesu a odpowiedzialność dostawcy.

9. Bezpieczeństwo informacji i ciągłość działania

• Uprawnienia, dostęp, rozliczalność i ochrona dokumentacji.

• Awarie, niedostępność systemu, kopie bezpieczeństwa i procedury zastępcze.

10. Błędy i pozorne wdrożenie

• Narzędzie bez uporządkowania sposobu pracy i przenoszenie papierowych nawyków.

• Niekompletne akta, błędna klasyfikacja i niekontrolowany obieg równoległy.

• Rozpoznanie problemu i działania naprawcze.

11. Podsumowanie, konsultacja pytań i działania do wdrożenia po szkoleniu.