Instrukcja kancelaryjna w praktyce – obieg dokumentów i EZD

Instrukcja kancelaryjna wyznacza sposób rejestrowania, prowadzenia i przechowywania dokumentacji w jednostce. Jej prawidłowe stosowanie porządkuje obieg informacji, pomaga zachować zgodność z przepisami i ułatwia odtworzenie przebiegu sprawy. Szkolenie pokazuje, jak stosować te zasady w codziennej pracy oraz jak powiązać je z obiegiem elektronicznym.

Uczestnicy przeanalizują czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym i w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), od wpływu pisma i założenia sprawy po jej zamknięcie i przekazanie dokumentacji do archiwum. Omówione zostaną także bezpieczeństwo informacji, nośniki danych, metryka sprawy oraz relacja instrukcji kancelaryjnej do KPA i innych przepisów.

Warsztat łączy krótkie omówienia z ćwiczeniami, analizą przykładów i dyskusją o problemach pojawiających się w urzędach, jednostkach komunalnych, placówkach medycznych i przedsiębiorstwach. Program można odnieść do specyfiki pracy uczestników. Szkolenie trwa jeden dzień: 8 godzin w formule stacjonarnej lub 6 godzin online.

1. Obieg dokumentów tradycyjny i elektroniczny – role instrukcji kancelaryjnej.

2. Bezpieczeństwo informacji i dokumentacji w obiegu elektronicznym.

3. Nośniki danych oraz zasady postępowania z dokumentami.

4. Instrukcja kancelaryjna – podstawy prawne, zakres i stosowanie.

5. Czynności kancelaryjne w systemie EZD: rejestracja, dekretacja i prowadzenie spraw.

6. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym.

7. Zakładanie i kompletowanie spraw zgodnie z przyjętymi regułami.

8. Prowadzenie spisu spraw i przyporządkowanie dokumentacji.

9. Metryka sprawy – kiedy jest wymagana i jak ją prawidłowo prowadzić.

10. KPA oraz inne przepisy wpływające na dokumentowanie spraw administracyjnych.

11. Obowiązki archiwizacyjne, zamykanie spraw i przekazywanie dokumentacji.