Księgowość projektów unijnych – wyodrębniona ewidencja, dokumentowanie wydatków, archiwizacja

Beneficjenci korzystający z dotacji unijnych muszą spełniać wymagania określone w dokumentach programowych i przez instytucje finansujące. Należy do nich prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej operacji w projekcie oraz prawidłowe archiwizowanie dokumentacji. Nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować obowiązkiem zwrotu części lub całości dofinansowania. Dwudniowe szkolenie J.G.Training poświęcone jest praktycznemu przygotowaniu księgowości jednostki do realizacji i rozliczania projektów unijnych.

Uczestnicy omawiają wymagania formalne dotyczące dokumentów rozliczających wydatki, sposoby ujmowania operacji w księgach oraz zasady prowadzenia księgowości i sprawozdawczości projektu współfinansowanego ze środków UE. Zakres obejmuje przygotowanie dokumentacji księgowej i projektowej, politykę rachunkowości oraz zakładowy plan kont. Poruszane są także kody księgowe, opisywanie i obieg dokumentów oraz ich przechowywanie i archiwizacja.

Część warsztatowa obejmuje ewidencję kosztów i wydatków, kosztów personelu, przychodów i zaliczek, środków trwałych i amortyzacji, kosztów pośrednich oraz kosztów rozliczanych metodami uproszczonymi. Omawiane są również budżet projektu, kategorie kosztów i limity, wkład własny, zamykanie projektów, podatki, płatności oraz kontrola dokumentacji. Program odnosi się ponadto do kwalifikowalności kosztów, korekt finansowych, błędów i nadużyć, trwałości ewidencji, dokumentowania postępu finansowego oraz tworzenia procedur w działach finansowo-księgowych.

Szkolenie jest przeznaczone dla księgowych i głównych księgowych, dyrektorów finansowych i kierowników odpowiedzialnych za płynność finansową, osób przygotowujących budżety projektów i plany finansowe, kierowników i koordynatorów projektów oraz pracowników kontroli i instytucji pośredniczących lub zarządzających, którzy zajmują się rozliczaniem, kontrolą albo procedurami kontrolnymi.

Zajęcia prowadzone są warsztatowo i aktywizują uczestników. Organizator wskazuje pracę w małych grupach, dyskusje, ćwiczenia, studia przypadków, scenki, symulacje, pracę indywidualną oraz miniwykłady z przykładami. Uczestnicy mogą skonsultować z ekspertem indywidualne zagadnienia dotyczące realizacji i rozliczania projektów unijnych.

Dzień I
1. Podstawowe informacje o projektach unijnych potrzebne do prawidłowej ewidencji: zobowiązania Beneficjenta i umowa o dofinansowanie, wskaźniki, kategorie kosztów, refundacja i zaliczka, metody uproszczone, koszty pośrednie i bezpośrednie oraz podstawowe dokumenty projektowe.
2. Podstawy prawne rachunkowości projektów współfinansowanych ze środków UE.
3. Warsztaty: konstrukcja budżetu; kategorie kosztów, kwalifikowalność i limity, wkład własny; ewidencja kosztów, wydatków, personelu, przychodów i zaliczek, środków trwałych i amortyzacji, kosztów pośrednich oraz kosztów uproszczonych; zamykanie projektów; podatki; kontrola dokumentacji; błędy i nadużycia; płatności w projekcie; kwalifikowalność kosztów i korekty finansowe; dochód w projektach 2014–2020; trwałość ewidencji; dokumentowanie postępu finansowego; procedury działów finansowo-księgowych.

Dzień II
1. Warsztaty – kontynuacja zagadnień ewidencji księgowej.
2. Polityka rachunkowości w podmiocie korzystającym ze wsparcia funduszy europejskich.
3. Kody księgowe.
4. Zasady opisywania, obiegu i przechowywania dokumentów finansowo-księgowych.
5. Najczęściej popełniane błędy ewidencji księgowej projektów unijnych – raport instytucji pośredniczących i zarządzających.
6. Odpowiedzialność działów księgowych w kontekście ustawy o dyscyplinie finansów publicznych.
7. Dyskusja końcowa, pytania i konsultacje indywidualne.