Lean Service – usprawnianie procesów usługowych - 2-dniowe warsztaty praktyczne. Pracuj sprytniej, nie ciężej!

Procesy usługowe, administracyjne i biurowe często zawierają czynności, które pochłaniają czas i zasoby, ale nie poprawiają wartości odczuwanej przez odbiorcę usługi. Warsztaty Lean Service pomagają spojrzeć na codzienną pracę z perspektywy przepływu, klienta i zespołu: rozpoznać zbędne kroki, ograniczać błędy i usprawniać sposób realizacji zadań. Podejście można stosować w wielu obszarach, m.in. w administracji, ochronie zdrowia, edukacji, finansach, marketingu i bankowości.

Uczestnicy poznają zasady szczupłego zarządzania w środowisku usługowym oraz narzędzia służące do diagnozowania i doskonalenia procesów. Przećwiczą identyfikowanie marnotrawstwa, mapowanie strumienia wartości, zapobieganie pomyłkom i planowanie usprawnień. W ramach warsztatów omówione zostaną również przepływ pracy, organizacja stanowiska, standaryzacja, wizualizacja, Kanban i metody analizy przyczyn problemów. Przykłady odnoszą się do procesów usługowych i biurowych, a uczestnicy mogą przełożyć omawiane rozwiązania na sytuacje ze swojej organizacji.

Szkolenie pokazuje, że Lean nie sprowadza się do zestawu narzędzi. Ważne są także małe, systematyczne zmiany, zaangażowanie pracowników i sposób przekazywania wiedzy. Uczestnicy przyjrzą się roli osób kierujących, motywowaniu zespołu, szkoleniu stanowiskowemu, zarządzaniu informacją oraz budowaniu nawyków, które pomagają utrzymać usprawnienia. Omówione zostanie również powiązanie procesów usługowych z odpowiedzialnym wykorzystaniem zasobów.

Warsztaty trwają dwa dni i są dostępne w formule stacjonarnej lub online. Zajęcia stacjonarne obejmują 16 godzin, a online 12 godzin. Praca ma charakter praktyczny: ćwiczenia, gry, dyskusje, analiza przykładów, praca indywidualna i zespołowa wspierają projektowanie sprawniejszego warsztatu i obszaru pracy. W spotkaniu stacjonarnym uczestniczy maksymalnie 15 osób; organizator dopasowuje akcenty szkolenia do oczekiwań i doświadczeń grupy.

Oferta jest skierowana do osób nadzorujących lub realizujących procesy usługowe, administracyjne i biurowe w organizacjach różnego typu. Sprawdzi się dla pracowników i kierowników administracji, biura, obsługi klienta, finansów, HR, ochrony zdrowia, edukacji, organizacji publicznych oraz firm prywatnych. Po szkoleniu uczestnicy będą potrafili trafniej wskazywać miejsca strat czasu i zasobów, dobierać narzędzia Lean do problemu i planować praktyczne usprawnienia z udziałem zespołu.

Wprowadzenie – Lean Service jako podejście do doskonalenia usług.

I. Lean w środowisku usługowym

1. Pochodzenie i podstawowe reguły szczupłego zarządzania.

2. Rodzaje procesów i organizacji, w których można stosować Lean.

3. Lean Thinking – rozwijanie sposobu myślenia, a nie tylko korzystanie z metod.

4. Kaizen w usługach: jak niewielkie usprawnienia składają się na większą zmianę.

II. Efektywność i straty w procesach usługowych

1. Na czym polega pozorny paradoks efektywności.

2. Przykłady marnotrawstwa typowego dla realizacji usług.

3. Wykrywanie zbędnych czynności i wybór sposobu ich ograniczenia.

4. Mapowanie przepływu wartości dla usługi.

5. Ograniczanie pomyłek i zabezpieczanie procesu przed błędami.

6. Organizowanie projektów doskonalących z wykorzystaniem Lean.

III. Narzędzia Lean Service w praktyce

1. Projektowanie ciągłego i niezakłóconego przepływu pracy (OPF).

2. Organizowanie usług w układzie zbliżonym do gniazda procesowego.

3. Porządkowanie i utrzymywanie miejsca pracy według 5S/6S.

4. Stosowanie list kontrolnych w powtarzalnych działaniach.

5. Docieranie do źródła problemu za pomocą pytań „dlaczego?”.

6. Opisywanie i ujednolicanie najlepszej znanej metody wykonania zadania.

7. Pokazywanie stanu procesu za pomocą zarządzania wizualnego.

8. Wykorzystanie Kanbana do śledzenia etapu i obciążenia pracą.

9. Rozwiązywanie problemów i prezentowanie wniosków w raporcie A3.

10. Analiza przemieszczania i zbędnych przejść za pomocą diagramu spaghetti.

11. Ustalanie możliwych przyczyn problemu przy użyciu diagramu Ishikawy.

12. Znaczenie SMED i TPM oraz możliwości ich adaptacji do usług.

13. Lean and Green – powiązanie sprawniejszych procesów z ograniczaniem wpływu na środowisko.

IV. Ludzie, wiedza i informacja w szczupłej organizacji

1. TWI jako sposób rozwijania umiejętności osób nadzorujących pracę.

2. Wspieranie motywacji i zaangażowania w środowisku Lean.

3. Porządkowanie i udostępnianie informacji w sprawnie działającym biurze.

4. Uczenie pracowników zasad doskonalenia i dzielenie się wiedzą.

5. Zatrzymanie się i obserwowanie pracy, by dostrzec ukryte trudności.

6. Przekazywanie usprawnień w zwięzły i czytelny sposób.

V. Podsumowanie warsztatów i dyskusja nad możliwościami wdrożenia.