Negocjacje w zarządzaniu projektami – 3-dniowe warsztaty praktyczne

Skuteczność projektu zależy nie tylko od planu, lecz także od uzgodnień z osobami, których interesy, priorytety i oczekiwania mogą być rozbieżne. Kierownicy projektów negocjują z klientami, sponsorami, zespołem, dostawcami i innymi interesariuszami na różnych etapach przedsięwzięcia.

Podczas trzydniowych warsztatów uczestnicy poznają proces negocjacyjny w kontekście projektowym i przećwiczą jego kolejne etapy: przygotowanie, analizę stron, ustalanie priorytetów, prowadzenie rozmowy, reagowanie na emocje i taktyki wpływu oraz dochodzenie do porozumienia. Program obejmuje strategie konkurencyjne, rzeczowe i partnerskie, pracę z różnicami stanowisk, określanie BATNA oraz sposoby rozpoznawania i przełamywania impasu.

Warsztat koncentruje się na praktycznych sytuacjach z projektów: uzgadnianiu zakresu i oczekiwań, rozwiązywaniu konfliktów w zespole oraz rozmowach z zewnętrznymi dostawcami. Praca w grupach, ćwiczenia, symulacje, scenki i studia przypadków umożliwiają sprawdzenie różnych sposobów działania. W części stacjonarnej wykorzystywana jest także kamera wideo, aby uczestnicy mogli przyjrzeć się własnemu zachowaniu i otrzymać informację zwrotną. Zakres zajęć może być częściowo dopasowany do doświadczeń i oczekiwań grupy.

Zajęcia stacjonarne odbywają się w Zakopanem i obejmują 24 godziny szkoleniowe w ciągu trzech dni szkolenia. Oferta organizatora przewiduje również udział online w wymiarze 18 godzin. Wariant stacjonarny obejmuje materiały dydaktyczne, dyplom, konsultacje poszkoleniowe, a w wybranych cenach także noclegi i pełne wyżywienie. Wariant online obejmuje materiały elektroniczne, certyfikat elektroniczny lub papierowy oraz konsultacje poszkoleniowe.

Moduł 1. Otwarcie warsztatów
• Ustalenie oczekiwań i doświadczeń uczestników.
• Cele, zasady pracy i agenda spotkania.

Moduł 2. Negocjacje w środowisku projektowym
• Interesariusze, mapa wpływu i rozbieżne interesy.
• Strategia współpracy typu win-win i jej związek z efektywnością projektu.
• Problemy negocjacyjne na kolejnych etapach cyklu życia projektu.

Moduł 3. Przygotowanie strategii negocjacyjnej
• Określanie celu, priorytetów, miejsca i czasu rozmów.
• Analiza stron oraz ich potrzeb i możliwości.
• Rozwiązywanie konfliktów, dobór taktyk i utrzymywanie zaufania.
• Reakcje emocjonalne i konstruktywne dążenie do porozumienia.

Moduł 4. Etapy procesu negocjacyjnego
• Przygotowanie i prowadzenie spotkania krok po kroku.
• Ustalanie kwestii wspólnych i spornych.
• Techniki wpływu społecznego oraz dobór strategii do celu.
• Reguły prowadzenia rozmowy negocjacyjnej.

Moduł 5. BATNA i dobór stylu
• Określanie najlepszej alternatywy dla porozumienia.
• Ocena gotowości do negocjowania i wykorzystanie BATNA na poszczególnych etapach.
• Analiza alternatyw partnera.
• Strategie konkurencyjne, rzeczowe i partnerskie; style twarde i miękkie.

Moduł 6. Różnice stanowisk i wspólne korzyści
• Rozpoznawanie interesów i tworzenie możliwych wariantów.
• Negocjacje wewnątrz zespołu projektowego, pomiędzy zespołami oraz z dostawcami.
• Monitorowanie dialogu, porządkowanie argumentów i formułowanie wniosków.

Moduł 7. Scenariusze negocjacyjne w projekcie
• Analiza sytuacji, oczekiwań i ograniczeń projektu.
• Komunikowanie kryteriów brzegowych.
• Przewidywanie możliwych działań partnera i wykorzystanie drzew decyzyjnych.

Moduł 8. Przełamywanie impasu
• Diagnozowanie trudnych sytuacji i interesów stron.
• Łączenie szacunku, uważnego słuchania i jasnego przedstawiania stanowiska.
• Rozpoznawanie błędów negocjacyjnych i odbudowywanie możliwości porozumienia.

Moduł 9. Podsumowanie
• Wnioski z procesu negocjowania w projektach i zmianach biznesowych.
• Zakończenie warsztatów i wręczenie dokumentów uczestnictwa.