Negocjacje zakupowe i optymalne zarządzanie obszarem zakupowym

Skuteczny dział zakupów łączy dobrą znajomość rynku i dostawców z umiejętnością planowania procesu, oceny ryzyka oraz prowadzenia rozmów, które wspierają cele biznesowe firmy. Odpowiedni dobór partnerów, przemyślana strategia zakupowa i budowanie relacji z dostawcami wpływają na koszty, dostępność produktów i długofalową przewagę konkurencyjną.

Dwudniowe szkolenie J.G.Training obejmuje zarówno twarde aspekty organizacji zakupów, takie jak analiza rynku, dobór i ocena dostawców, zarządzanie kategoriami i koszykami zakupowymi, organizacja procesu zamówień i analiza ryzyka, jak i umiejętności miękkie potrzebne w negocjacjach oraz współpracy z partnerami. Uczestnicy przyjrzą się strukturze i rozwojowi funkcji zakupowej, zakresowi odpowiedzialności zespołu oraz temu, jak decyzje zakupowe wpływają na wartość tworzoną w firmie.

W programie szczególne miejsce zajmują negocjacje zakupowe. Uczestnicy przejdą przez etap przygotowania, określanie pozycji wyjściowej i wykorzystanie pojęć BATNA, WATNA oraz ZOPA. Omówią negocjowanie ceny i warunków współpracy, dobór strategii do sytuacji, taktyki stosowane przez kupujących oraz czynniki wpływu: od dostępności i stanów magazynowych po marżowość, budżet, wymagania klienta końcowego i relacje interpersonalne.

Zajęcia mają intensywną, praktyczną formę. Obejmują interaktywne warsztaty, symulacje wyzwań zakupowych, dyskusje grupowe, miniwykłady oraz pracę na rzeczywistych przypadkach. Uczestnicy poznają narzędzia i modele, m.in. macierze decyzyjne, strategie negocjacyjne i metody analizy dostawców, a także przygotują indywidualny plan działań.

Szkolenie jest przeznaczone dla specjalistów i menedżerów zakupów i zamówień, osób negocjujących i wybierających dostawców, pracowników logistyki i łańcucha dostaw oraz osób zarządzających kategoriami produktowymi i asortymentem. Prowadzący to doświadczony praktyk biznesu i trener zarządzania, specjalizujący się w negocjacjach i optymalizacji procesów biznesowych, z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu jednostkami biznesowymi i prowadzeniu warsztatów.

Moduł I. Funkcjonowanie i rozwój działu zakupów
• Analiza poziomu rozwoju funkcji zakupowej, ocena stanu obecnego i określenie kierunku rozwoju.
• Struktura organizacyjna oraz zakres odpowiedzialności zespołu zakupowego.
• Proaktywne podejście: znajomość rynku, konkurencji i trendów ekonomicznych oraz politycznych.
• Wpływ decyzji zakupowych klientów na wartość tworzoną w firmie.
• Ćwiczenie symulacyjne – studium przypadku.

Moduł II. Zarządzanie dostawcami i logistyka zaopatrzenia
• Dobór partnerów biznesowych z uwzględnieniem uwarunkowań rynkowych.
• Profil dostawcy, wymagania wewnętrzne i zewnętrzne oraz strategia selekcji i analiza kosztowa.
• Klasyfikacja dostawców, weryfikacja początkowa i lista zatwierdzonych dostawców.
• Audyty okresowe i interwencyjne, kryteria oceny i działania korygujące.
• Dostawca wyłączny, dominujący i licencjonowany – wyzwania i możliwości.
• Ćwiczenie symulacyjne – analiza przypadku.

Moduł III. Zarządzanie kategoriami zakupowymi
• Segmentacja asortymentu według modelu Kraljica.
• Kategoria, marka i linia produktowa; unikalna wartość produktów.
• Wprowadzanie nowości do oferty oraz produkty wpływające na wizerunek.
• Klasyfikacja produktów trudnych do sprzedaży i towarów o niskiej rotacji.
• Ćwiczenie symulacyjne – studium przypadku.

Moduł IV. Proces zakupowy krok po kroku
• Struktura procesu zamówień w kontekście konkurencji na rynku.
• Tworzenie zamówień – standardy i techniki; pułapki myślowe w decyzjach zakupowych.
• Analiza ryzyka i macierz ryzyka; produkty wrażliwe, trendy i otoczenie geopolityczne.
• Strategie zarządzania ryzykiem i działania korygujące.
• Terminy realizacji, problemy z ofertami i dobre praktyki innych organizacji.
• Ćwiczenie symulacyjne – analiza przypadku.

Moduł V. Negocjacje zakupowe i realizacja celów biznesowych
• Przygotowanie do negocjacji i analiza pozycji wyjściowej.
• BATNA, WATNA i ZOPA.
• Negocjowanie ceny i warunków współpracy; mierniki sukcesu ważne dla firmy.
• Techniki i strategie negocjacyjne, przebieg procesu od przygotowania do zamknięcia.
• Relacje krótkoterminowe i długoterminowe – bilans korzyści i ryzyk.
• Perswazja, wywieranie wpływu oraz taktyki stosowane przez kupujących.
• Wpływ stanów magazynowych, dostępności produktów, obsługi posprzedażowej, oczekiwań klienta, budżetu, marżowości, rentowności i opinii rynkowych.
• Relacje interpersonalne jako element wywierania wpływu; ćwiczenie symulacyjne.

Moduł VI. Relacje biznesowe – nowe wyzwania i konteksty
• Zmiany w łańcuchach dostaw i przegląd rynku po pandemii.
• Wpływ geopolityki i inflacji na relacje biznesowe.
• Partnerstwo strategiczne i relacyjne zarządzanie współpracą: etapy, typologia, ocena jakości, sygnały ostrzegawcze i przyczyny zakończenia współpracy.

Moduł VII. Planowanie przyszłości i podejście strategiczne
• Taktyka bieżąca a strategia długofalowa.
• Radzenie sobie z niepowodzeniami – odporność i wytrwałość.
• Indywidualny plan działań.
• Podsumowanie, dyskusja i odpowiedzi na pytania uczestników.