Ochrona sygnalistów – prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Szkolenie praktyczne

Zgłoszenie sygnalisty uruchamia proces, w którym trzeba jednocześnie rzetelnie wyjaśnić sprawę, chronić poufność i prawa osób zaangażowanych oraz dotrzymać ustawowych terminów. Nieprawidłowe przyjęcie zgłoszenia, nieuporządkowany tok dowodowy lub zbyt szeroki obieg informacji mogą utrudnić wyjaśnienie naruszenia i zwiększyć ryzyka dla organizacji.

Szkolenie koncentruje się na praktyce prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Uczestnicy przeanalizują różnicę między zgłoszeniem nieprawidłowości a zgłoszeniem naruszenia prawa, zasady wszczynania postępowania oraz typowe błędy podczas przyjmowania i rejestracji zgłoszeń. Omówione zostaną ochrona tożsamości sygnalisty, ustalanie osoby odpowiedzialnej, przestrzeganie terminów i zarządzanie poufnymi informacjami, w tym danymi osobowymi i informacjami niejawnymi.

W toku zajęć uczestnicy poznają sposoby planowania czynności, zbierania i oceny dowodów, współpracy osób zaangażowanych oraz formułowania opinii i rekomendacji. Szczególna uwaga zostanie poświęcona dokumentacji: pismom sporządzanym w toku postępowania, odpowiedzi końcowej, ochronie tymczasowej i zakończeniu sprawy. Program obejmuje także reagowanie po potwierdzeniu naruszenia, podejmowanie działań naprawczych, odpowiedzialność osób prowadzących postępowanie oraz ukształtowaną praktykę i orzecznictwo.

Zajęcia prowadzone są w formie wykładu połączonego z analizą przypadków, burzą mózgów, dyskusją i konsultacjami. Adresowane są do osób prowadzących postępowania i opracowujących procedury ochrony sygnalistów, w tym pracowników działów prawnych, HR, organizacyjnych i compliance, kadry zarządzającej, audytorów oraz osób mogących odbierać lub wyjaśniać zgłoszenia.

1. Zakres stosowania przepisów o ochronie sygnalistów

• Podmioty i sytuacje objęte przepisami.

• Obowiązki organizacji w związku ze zgłoszeniami wewnętrznymi.

2. Praktyka postępowań wyjaśniających

• Wnioski z dotychczasowych doświadczeń i typowe problemy organizacyjne.

• Zgłoszenie nieprawidłowości a zgłoszenie naruszenia prawa.

• Kiedy i jak wszcząć postępowanie wyjaśniające.

3. Przyjęcie, rejestracja i wstępna ocena zgłoszenia

• Nieprawidłowości w obsłudze zgłoszeń.

• Ocena informacji i identyfikacja osoby, której dotyczy zgłoszenie.

• Ochrona tożsamości sygnalisty oraz terminowość działań.

4. Planowanie czynności i postępowanie dowodowe

• Zbieranie, zabezpieczanie i analiza dowodów.

• Rodzaje dowodów i zasady ich oceny.

• Dostęp do informacji poufnych, danych osobowych i informacji niejawnych.

• Udział osób w pracach komisji i skuteczna współpraca.

5. Obieg informacji i dokumentacja sprawy

• Zarządzanie dostępem i obiegiem informacji w toku postępowania.

• Ochrona tymczasowa i bezpieczeństwo osób zaangażowanych.

• Pisma procesowe i dokumentowanie czynności.

• Formułowanie opinii, rekomendacji i odpowiedzi końcowej.

6. Zakończenie postępowania i dalsze działania

• Reagowanie na wykryte nieprawidłowości i działania naprawcze.

• Odpowiedzialność członków komisji wyjaśniającej.

• Dalsze kroki po identyfikacji naruszenia oraz obowiązki powiadomienia właściwych organów.

• Przeszkody i ryzyka dotyczące sprawców oraz świadków.

7. Orzecznictwo, studia przypadków i konsultacje

• Kształtująca się linia orzecznicza i wyzwania instytucji.

• Dobre praktyki i zmiany w regulacjach wewnętrznych.

• Perspektywy zmian przepisów.

• Analiza przypadków, pytania i konsultacje indywidualne.