Profesjonalny Office Manager – rola asystentki/ asystenta w biurze, najlepsze praktyki biznesowe

Office Manager wspiera zarząd i pracowników, organizuje przepływ informacji oraz reprezentuje firmę w kontaktach z klientami i partnerami. Rola łączy sprawną organizację, komunikację, samodzielność i profesjonalny wizerunek. To jednodniowe szkolenie J.G.Training przygotowuje do wykonywania zadań Office Managera zgodnie z dobrymi praktykami biznesowymi.

Program obejmuje organizację pracy biura i zadań, zarządzanie czasem, obsługę spotkań, szkoleń, konferencji oraz podróży biznesowych, a także komunikację telefoniczną i e-mailową. Uczestnicy pracują również nad etykietą biznesową, budowaniem relacji z przełożonymi, pracownikami i klientami oraz zachowaniem w trudnych sytuacjach.

Zajęcia mają praktyczny charakter: obejmują symulacje rozmów, odgrywanie ról, analizę przypadków, dyskusję i wymianę doświadczeń. Ćwiczenia dotyczą między innymi sytuacji konfliktowych, roszczeniowych rozmówców i nagłych problemów organizacyjnych. W programie uwzględniono także priorytetyzację zadań, optymalizację pracy oraz sposoby radzenia sobie z presją i stresem.

1. Rola i wizerunek Office Managera: miejsce tej funkcji w organizacji, zasady profesjonalnego wykonywania zawodu, wizerunek, mowa ciała i biznesowy savoir-vivre.
2. Trudne sytuacje i dyplomacja: konflikty w zespole i z przełożonym, roszczeniowi pracownicy i klienci, nagłe kryzysy organizacyjne, deeskalacja konfliktów, asertywna komunikacja i radzenie sobie z emocjami.
3. Organizacja pracy i zarządzanie zadaniami: wielozadaniowość, przygotowanie sal i organizacja spotkań, szkoleń i wydarzeń, system planowania 60/40, zasada Pareto, priorytetyzacja oraz lean management.
4. Komunikacja i współpraca: rozmowy telefoniczne, weryfikowanie połączeń, standard korespondencji e-mail, relacje z przełożonym, reagowanie na prośby i roszczenia oraz obsługa oczekiwań klientów i oferentów.
5. Odporność psychiczna i zarządzanie sobą: radzenie sobie z presją czasu i stresem, szybka regeneracja i koncentracja.
6. Podsumowanie i odpowiedzi na pytania uczestników.