Profesjonalna Asystentka Zarządu / Sekretarka

Asystentka Zarządu/Sekretarka powinna być świetnym organizatorem, strategiem i doskonale radzić sobie w nieoczekiwanych sytuacjach. W większości firm jest pierwszą osobą, z którą styka się klient, więc od jej profesjonalizmu w znacznym stopniu, zależy wizerunek firmy. Praca na tym stanowisku wiąże się przede wszystkim ze wspieraniem pracy całego zespołu, bądź poszczególnych działów przedsiębiorstwa, dlatego też ważna jest umiejętność skutecznej komunikacji, co również jest przedmiotem szkolenia.

Cel szkolenia:

Celem szkolenia jest nabycie umiejętności i kompetencji zawodowych Asystentki Zarządu/Sekretarki, pod względem oczekiwań osób zarządzających firmą.

Korzyści dla uczestników szkolenia:

• Wzmocnić swoje kompetencje w zarządzaniu sekretariatem

• Poznać zasady savoir – vivre biznesowego w pracy sekretariatu

• Zwiększyć skuteczność w komunikowaniu się z Klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi

• Udoskonalić formy efektywnej komunikacji telefonicznej

Metodologia prowadzenia szkolenia:
Szkolenie prowadzone jest w formie warsztatów popartych krótkimi mini-wykładami, podczas których przekazywane będą niezbędne treści teoretyczne. Charakter zajęć ma za zadanie angażować wszystkich uczestników do aktywnego udziału, poprzez pracę w grupach, liczne ćwiczenia, dyskusje, burze mózgów, analizę przypadków, symulacje realnych sytuacji / zachowań. Szkolenie nastawione jest na naukę w praktyce.

MODUŁ I. FUNKCJA INFORMACYJNA I REPREZENTACYJNA SEKRETARIATU W FIRMIE

1. Sekretariat jako źródło informacji w Firmie - wyzwania, które się z tym wiążą dla sprawnego przepływu informacji

2. Funkcja reprezentacyjna sekretariatu (etykieta biznesowa vs. etykieta towarzyska)

3. Sekretariat - wizerunek Firmy, jak profesjonalnie zaprezentować siebie, przełożonego i Firmę?

4. Pierwsze wrażenie - moje biuro świadczy o mnie i ułatwia mi pracę

5. Elegancja w miejscu pracy - ogólne zasady stylizacji (kolorystyka i charakter ubioru, makijaż)

6. Klient zewnętrzny i Klient wewnętrzny Firmy - standardy obsługi i komunikacji. Sztuka przyjmowania Klientów i współpracowników

MODUŁ II. DBAŁOŚĆ O WIZERUNEK FIRMY

1. System identyfikacji wizualnej

2. Logo. Strona internetowa

3. Dbałość o wizerunek firmy w internecie

4. Działania informacyjne i public relations w praktyce firmy

5. Działania wizerunkowe w sytuacji kryzysowej

6. Wizerunek w obszarze społecznej odpowiedzialności biznesu

MODUŁ III. KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA W PRACY SEKRETARIATU

1. Psychologia komunikacji interpersonalnej - różne style, różne potrzeby

2. Jak reagować na style innych osób w celu wyboru adekwatnych form komunikacyjnych

3. Komunikacja z przełożonym - jak zadbać o komunikację dopasowując się do jego stylu pracy i osobowości

4. Komunikacja asertywna w sytuacjach trudnych – rola postawy i konsekwencji działania

5. Zarządzanie emocjami i panowanie nad stresem w sytuacjach trudnych

6. Trening z wykorzystaniem przykładowych sytuacji z życia zawodowego Uczestników

MODUŁ IV. SPOTKANIA I NARADY SŁUŻBOWE I POSIEDZENIA ZARZĄDU

1. Przygotowanie zaproszeń, materiałów, raportów

2. Przygotowanie harmonogramu spotkania

3. Przygotowanie sali i jej wyposażenia

4. Tworzenie biznesowych prezentacji multimedialnych Power Point

   • Korzystanie z szablonów

   • Dostosowywanie treści prezentacji do odbiorców

   • Optymalizowanie obrazów

   • Prezentowanie danych na slajdach

5.  Protokołowanie podczas spotkań - jak prowadzić zapis przebiegu posiedzenia i jak przygotować zapis postanowień podjętych na spotkaniu?

MODUŁ V. WYBRANE TECHNIKI EFEKTYWNEGO ZARZĄDZANIA CZASEM I PODNOSZENIA EFEKTYWNOŚCI OSOBISTEJ

1. Macierz Eisenhowera - umiejętność rozpoznawania zadań pilnych, nie pilnych, ważnych i nieważnych oraz wykorzystanie tej wiedzy do planowania czasu

2. Zasada Pareto, analiza ABC - zarządzanie priorytetami

3. Własne możliwości i ograniczenia - krzywa REFA, dobowy rytm wydajności, organizacja dnia

4. Eliminacja zagrożeń efektywnej organizacji czasu - prokrastynacja, prawo Parkinsona

5. Planowanie zadań własnych i przełożonego

6. Przygotowanie podróży przełożonego

MODUŁ VI. KOMUNIKACJA TELEFONICZNA I E-MAILOWA

1. Zasady prowadzenia efektywnej rozmowy telefonicznej

2. Budowanie profesjonalnego wizerunku przez telefon

3. Telefoniczne załatwianie spraw/odbieranie i przekazywanie informacji

4. Radzenie sobie w trudnych sytuacjach podczas rozmów telefonicznych

5. Trening z wykorzystaniem przykładowych sytuacji z życia zawodowego Uczestników

6. Tworzenie profesjonalne korespondencji e-mailowej

7. Etykieta w korespondencji e-mailowej

MODUŁ VII. SAVOIR- VIVRE I WIZERUNEK OSOBISTY W BIZNESIE

1. Zastosowanie protokołu dyplomatycznego w biznesie (zasady procedencji)

2. Prezentacja, przedstawianie, tytułowanie podczas spotkań

3. Wręczanie i przyjmowanie wizytówek

4. Przejazdy służbowe - hierarchia miejsc w samochodzie

5. Wręczanie kwiatów i prezentów

6. Rodzaje i formy przyjęć biznesowych

7. Profesjonalne zaproszenie. Skróty na zaproszeniach

8. Mowa ciała w pracy

9. Dress code - ubiór biznesowy jako element budowy wizerunku