Profesjonalna obsługa sekretariatu i asystentura - 2-dniowe efektywne warsztaty szkoleniowe. Praktyczne wskazówki usprawniające organizację pracy w biurze.

Szkolenie poświęcone jest praktycznym umiejętnościom potrzebnym w codziennej pracy sekretariatu i asystentury. W ciągu dwóch dni uczestnicy przyjrzą się zadaniom związanym z obsługą korespondencji i dokumentów, komunikacją z interesantami, organizacją kalendarza przełożonego oraz przygotowaniem spotkań. Omawiane sytuacje odnoszą się do realiów pracy w firmach i instytucjach.

Istotną częścią warsztatów jest komunikacja. Uczestnicy przeanalizują, jak budować dobre pierwsze wrażenie, słuchać rozmówcy i jasno przekazywać informacje w kontakcie bezpośrednim, telefonicznym oraz pisemnym. Poruszone zostaną również sytuacje wymagające asertywnej odmowy lub reakcji na obiekcje i trudny komunikat, a także wpływ stresu, emocji i mowy ciała na przebieg rozmowy. W module dotyczącym obsługi klienta uczestnicy skupią się na rozpoznawaniu potrzeb i dopasowaniu sposobu komunikacji do odbiorcy.

Program obejmuje też organizację własnej pracy: wykorzystywanie czasu, ustalanie priorytetów i planowanie obowiązków. Uczestnicy omówią zasady savoir-vivre’u, znaczenie profesjonalnego wizerunku osoby pracującej w sekretariacie oraz jego wpływ na wizerunek firmy lub instytucji. W części poświęconej spotkaniom będą pracować nad uzgadnianiem terminów, przyjmowaniem gości i sprawną obsługą spotkania.

Zajęcia stacjonarne prowadzone są warsztatowo. Wykorzystywane są praca w małych grupach, dyskusje, ćwiczenia, studia przypadków, scenki, zadania indywidualne, symulacje oraz krótkie wykłady z przykładami. Tematy i ćwiczenia odnoszą się do trudności oraz potrzeb uczestników, a aktywna forma pozwala ćwiczyć zachowania i wymieniać doświadczenia. W wersji online trener prowadzi zajęcia na żywo w wirtualnym pokoju; uczestnicy biorą udział w ćwiczeniach, ankietach i dyskusji.

Szkolenie jest przeznaczone dla osób pracujących w sekretariatach i na stanowiskach asystenckich, a także dla pracowników wspierających przełożonych w zadaniach administracyjnych. Przyda się osobom odpowiedzialnym za korespondencję, dokumenty i notatki, umawianie spotkań, opiekę nad gośćmi, kontakty z personelem i interesantami oraz planowanie przebiegu dnia pracy. W zależności od wybranego terminu zajęcia trwają 12 godzin w formule online albo 16 godzin stacjonarnie.

1. Wprowadzenie do warsztatów
Omówienie założeń i planu zajęć, ustalenie zasad współpracy oraz poznanie się uczestników.

2. Komunikacja interpersonalna w bezpośrednim kontakcie
Budowanie pierwszego wrażenia i aktywne słuchanie. Asertywna odmowa, reagowanie na obiekcje i trudne komunikaty. Rozpoznawanie roli stresu i emocji oraz znaczenia mowy ciała.

3. Profesjonalna komunikacja telefoniczna
Specyfika przekazywania i odbierania informacji przez telefon. Rozpoznawanie zakłóceń, barier i nieporozumień w rozmowie.

4. Skuteczna komunikacja pisemna
Podstawowe zasady formułowania treści i znaczenie jasnego przekazu. Analiza, dlaczego ten sam tekst może być różnie interpretowany.

5. Profesjonalna obsługa klienta i interesanta
Rozpoznawanie potrzeb rozmówcy. Omówienie czterech typów komunikacyjnych według Taylora Hartmana, identyfikacja własnego dominującego stylu oraz dostosowanie komunikatu do odbiorcy.

6. Zarządzanie czasem i organizacja pracy
Lepsze wykorzystanie czasu, ustalanie priorytetów i planowanie obowiązków sekretariatu.

7. Savoir-vivre w pracy biurowej
Zasady dobrych manier, profesjonalny wizerunek osoby pracującej w sekretariacie lub asystenturze oraz wpływ zachowania na wizerunek firmy lub instytucji.

8. Profesjonalna organizacja spotkań
Uzgadnianie terminów, przyjmowanie gości i sprawna obsługa spotkania, w tym przygotowanie poczęstunku.

9. Podsumowanie warsztatów
Omówienie najważniejszych wniosków i doświadczeń z trenerem oraz grupą.