Rejestr umów w jednostkach sektora finansów publicznych - jak uniknąć błędów i spełnić wszystkie wymogi prawne. 1-dniowe szkolenie praktyczne.

Prawidłowe prowadzenie rejestru umów wymaga znajomości obowiązków jednostki, zasad jawności informacji oraz procedur chroniących dane, które nie powinny zostać ujawnione. Na szkoleniu uczestnicy uporządkują najważniejsze zagadnienia dotyczące prowadzenia i publikowania rejestru umów w jednostkach sektora finansów publicznych.

Omówione zostaną podstawy prawne, zakres podmiotów i umów objętych obowiązkiem, wymagane dane, terminy oraz sposób publikacji, w tym powiązania z Biuletynem Informacji Publicznej. Uczestnicy przyjrzą się również sytuacjom, w których jawność podlega ograniczeniom, oraz sposobom postępowania z informacjami niejawnymi i danymi wrażliwymi.

Praktyczna część szkolenia obejmuje analizę typowych błędów, przykłady z kontroli i orzecznictwa nadzorczego oraz ćwiczenia polegające na tworzeniu i aktualizowaniu rejestru. Uczestnicy opracują propozycję układu rejestru i procedury dopasowanej do własnej jednostki, z uwzględnieniem podziału obowiązków, bezpieczeństwa informacji, RODO i współpracy z wykonawcami.

Zajęcia odbywają się na żywo w kameralnej grupie w wirtualnym pokoju konferencyjnym. Trener prowadzi prezentację, ćwiczenia i dyskusję, a uczestnicy mogą zadawać pytania oraz skonsultować problemy z własnej praktyki. Przed szkoleniem organizator zbiera oczekiwania i doświadczenia uczestników, aby częściowo dopasować przebieg zajęć do ich potrzeb.

1. Wprowadzenie do rejestru umów i jego roli w jednostce publicznej.
2. Podstawy prawne: finanse publiczne, dostęp do informacji publicznej oraz jawność życia publicznego.
3. Kogo i jakich umów dotyczy obowiązek prowadzenia rejestru.
4. Obowiązki jednostek sektora finansów publicznych i organizacja ich realizacji.
5. Jakie informacje ujmować w rejestrze umów.
6. Terminy, forma prowadzenia oraz zasady publikacji danych.
7. Ograniczenia jawności: informacje chronione, niejawne i dane wrażliwe.
8. Typowe nieprawidłowości przy prowadzeniu i aktualizowaniu rejestru.
9. Przykłady praktyczne oraz wnioski wynikające z kontroli.
10. Skutki błędów, w tym ryzyko odpowiedzialności administracyjnej i finansowej.
11. Dobre praktyki oraz rekomendacje dla jednostek.
12. Podział zadań, obieg informacji i współpraca komórek organizacyjnych.
13. Bezpieczeństwo informacji i zasady RODO w pracy z rejestrem.
14. Budowanie wewnętrznej procedury prowadzenia rejestru krok po kroku.
15. Relacja rejestru umów do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
16. Ujawnianie umów zawartych w trybie PZP i poza tym trybem.
17. Współpraca z wykonawcami przy przygotowaniu i redagowaniu umów.
18. Warsztat: planowanie układu rejestru i procesu jego aktualizacji.
19. Ćwiczenia z ewidencjonowania umów na przykładowych danych.
20. Analiza przykładów prawidłowej publikacji oraz uchybień.
21. Opracowanie modelu rejestru dopasowanego do potrzeb własnej jednostki.
22. Podsumowanie kluczowych zasad i konsultacje z trenerem.
23. Pytania uczestników i omówienie problemów z praktyki.
24. Przygotowanie listy działań do wdrożenia po szkoleniu.