Skuteczne zarządzanie projektami w reżimie ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP) – organizacja współpracy zespołów projektowych i zakupowych oraz praktyczne przygotowanie i realizacja postępowań zakupowych. 2-dniowe warsztaty szkoleniowe.

Projekty objęte procedurami zamówień publicznych wymagają dobrej koordynacji wielu ról, terminów i obowiązków formalnych. Niespójne planowanie projektu i zakupów może utrudnić przygotowanie postępowania, zwiększyć ryzyko błędów w dokumentacji i skomplikować późniejszą realizację umowy.

Dwudniowe warsztaty pokazują, jak organizować współpracę zespołu projektowego z działem zakupów, prawnikami i pozostałymi interesariuszami. Uczestnicy przechodzą przez kolejne etapy: od rozpoznania potrzeb i przygotowania założeń, przez planowanie postępowania i ocenę ofert, po zawarcie umowy, monitorowanie jej realizacji oraz dokumentowanie projektu. Omawiane są między innymi szacowanie wartości zamówienia, dobór trybu, opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny, harmonogramy i ryzyka.

Zajęcia mają formę warsztatową. Pracę uzupełniają przykłady, studia przypadków, pytania i ćwiczenia prowadzone na żywo w wirtualnym pokoju konferencyjnym. Program obejmuje dwa dni po 6 godzin, w godzinach 08:15–14:15. Przed szkoleniem organizator zbiera informacje o oczekiwaniach i doświadczeniu uczestników, aby częściowo dopasować ćwiczenia do ich potrzeb.

Szkolenie jest przeznaczone dla osób zarządzających projektami, pracowników zamówień publicznych i zakupów, członków zespołów projektowych oraz osób odpowiedzialnych za dokumentację, budżet, kontrolę i realizację umów. Przyda się również pracownikom administracji i samorządów, spółek komunalnych oraz firm współpracujących z sektorem publicznym.

Uczestnicy uporządkują role i odpowiedzialności w procesie projektowym i zakupowym, rozwiną umiejętność planowania działań z uwzględnieniem procedur PZP oraz poznają sposoby ograniczania ryzyk. Zdobędą praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania dokumentacji, komunikacji z wykonawcami, monitorowania harmonogramu i budżetu, a także przygotowania do kontroli i audytu.

Szkolenie odbywa się online. Do udziału potrzebne jest urządzenie z dostępem do internetu, słuchawki lub głośniki; organizator podaje minimalną wymaganą prędkość łącza 512 KB/s. Link do wirtualnego pokoju jest przesyłany uczestnikom na 7 dni przed szkoleniem. W cenie są elektroniczne materiały szkoleniowe, certyfikat ukończenia oraz konsultacje poszkoleniowe e-mail dostępne do 4 tygodni po szkoleniu.

Dzień 1

1. Specyfika realizacji projektów w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Role i odpowiedzialność uczestników procesu projektowego i zakupowego.

3. Organizacja współpracy zespołu projektowego, działu zakupów i interesariuszy.

4. Planowanie projektu z uwzględnieniem obowiązków wynikających z PZP.

5. Analiza potrzeb zakupowych i przygotowanie założeń postępowania.

6. Szacowanie wartości zamówienia i dokumentowanie procesu przygotowawczego.

7. Dobór trybu postępowania.

8. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia.

9. Formułowanie warunków udziału i kryteriów oceny ofert.

10. Harmonogramy projektowe i zakupowe oraz zarządzanie terminami.

11. Błędy na etapie przygotowania postępowań.

12. Zarządzanie ryzykiem projektowym i zakupowym.

13. Analiza przykładów i studiów przypadków.

Dzień 2

1. Organizacja i prowadzenie postępowania zakupowego.

2. Komunikacja z wykonawcami i uczestnikami projektu.

3. Wyjaśnienia, zmiany dokumentacji i korespondencja z wykonawcami.

4. Ocena ofert i dokumentowanie czynności.

5. Współpraca zespołów przy wyborze wykonawcy.

6. Zawarcie umowy i przygotowanie do realizacji kontraktu.

7. Zarządzanie realizacją umowy w projektach prowadzonych zgodnie z PZP.

8. Monitorowanie harmonogramu, budżetu i jakości prac.

9. Zarządzanie zmianą, aneksami i problemami podczas realizacji.

10. Kontrola, audyt i odpowiedzialność uczestników.

11. Dokumentowanie realizacji projektu i archiwizacja dokumentacji.

12. Dobre praktyki współpracy działów projektowych i zakupowych.

13. Warsztaty praktyczne i analiza rzeczywistych problemów.