Zarządzanie czasem i efektywność osobista w pracy zawodowej. 2-dniowe warsztaty praktyczne pozwalające na wypracowanie nawyków skutecznego działania.

Nadmiar zadań, częste przerwania i zmieniające się priorytety utrudniają skupienie się na pracy, która naprawdę prowadzi do celu. Podczas dwudniowych warsztatów uczestnicy przyjrzą się swoim nawykom organizowania czasu i sprawdzą, które działania pomagają im osiągać rezultaty, a które niepotrzebnie pochłaniają energię. Szkolenie łączy zarządzanie czasem z osobistą efektywnością, motywacją i odpowiedzialnym planowaniem.

Uczestnicy nauczą się precyzować cele, dzielić je na zadania i dobierać do nich zasoby. Poznają oraz przećwiczą różne metody wyznaczania priorytetów i planowania, między innymi macierz pilne–ważne, analizę ABC, metodę ALPEN, regułę Pareto oraz zasadę planowania 60/40. Omówią także delegowanie, rozpoznawanie pożeraczy czasu, asertywne odmawianie zadań bez odpowiednich zasobów i sposoby utrzymywania motywacji.

Warsztatowy charakter zajęć pozwala odnieść narzędzia do własnego stanowiska i codziennych obowiązków. Ćwiczenia, autodiagnoza, analiza przypadków, planowanie oraz praca z osobistymi przykładami pomagają wybrać rozwiązania możliwe do wdrożenia w praktyce. Uczestnicy przygotują plan działania i konkretne zobowiązania wspierające zmianę nawyków. Szkolenie online trwa łącznie 12 godzin, a forma ćwiczeń może zostać dostosowana do pracy zdalnej.

Wariant stacjonarny obejmuje 16 godzin zajęć w ciągu dwóch dni. Uczestnicy otrzymują materiały dydaktyczne, certyfikat ukończenia oraz możliwość konsultacji poszkoleniowych. Zdobyte narzędzia ułatwiają planowanie dnia i dłuższych celów, ograniczanie nieefektywnych działań oraz świadome gospodarowanie własną energią i czasem.

I. Wprowadzenie do planowania i organizacji czasu
1. Zarządzanie sobą w czasie – określenie jego znaczenia i indywidualnych powodów, dla których warto je rozwijać.
2. Planowanie pracy – korzyści wynikające z porządkowania czasu i zadań.
3. Decyzje dotyczące zmiany – ustalenie, czy i w jakim celu uczestnik chce działać sprawniej.
4. Autodiagnoza – wykonanie testu własnej efektywności.
5. Nawyki skutecznego działania – rozróżnianie zadań pilnych, niepilnych, ważnych i mniej istotnych.
6. Określanie celów – stosowanie modeli SMART, WARTO i WOREK oraz parametrów celu mierzalnego, ambitnego, realnego i osadzonego w czasie.
7. Rozumienie celu – odróżnianie rezultatu od aktywności i środków prowadzących do jego osiągnięcia.
8. Rozbijanie celów na plan pracy – przekładanie celu na zadania i konkretne czynności.
9. Spójność planu – dopasowanie procesów, procedur i dostępnych zasobów do zamierzonych rezultatów.
10. Technika sześciu kapeluszy – wykorzystanie różnych perspektyw w pracy nad celem.
11. Ryzyko w planowaniu – ocena szans i zagrożeń, ich prawdopodobieństwa, priorytetu oraz możliwych skutków.

II. Osobista przedsiębiorczość
1. Przechodzenie od pomysłu do realizacji – rozpoznanie własnej inicjatywy i sposobu wdrażania zamierzeń.
2. Delegowanie zadań – ustalenie zakresu, wykonawcy, terminu i uzasadnienia przekazania odpowiedzialności.
3. Burza mózgów – szukanie rozwiązań, które ograniczają ryzyko i zwiększają szansę powodzenia.

III. Motywacja, automotywacja i zarządzanie sobą w czasie
1. Samoorganizacja – traktowanie czasu jako zasobu, którym można świadomie gospodarować.
2. Koszty nieuporządkowanej pracy – rozpoznawanie strat powodowanych słabym planowaniem.
3. Pożeracze czasu – identyfikowanie źródeł rozproszeń i wybór metod ograniczania ich wpływu.
4. Ustalanie ważności zadań przy pomocy macierzy Eisenhowera.
5. Priorytetyzacja działań z użyciem analizy ABC.
6. Planowanie celów i dnia metodą ALPEN.
7. Realizacja zamierzeń z wykorzystaniem modelu siedmiu kroków Briana Tracy.
8. Zasada planowania czasu w proporcji 60/40.
9. Wybieranie kluczowych działań zgodnie z regułą Pareto 80/20.
10. Przekazywanie zadań wraz z zakresem odpowiedzialności i uprawnień.
11. Przegląd podręcznych i uniwersalnych narzędzi do organizowania pracy.
12. Stosowanie funkcji zarządzania w obrębie własnego stanowiska.
13. Tworzenie i używanie dokumentacji, która ułatwia realizację celów i późniejsze korekty.
14. Autodiagnoza własnych umiejętności z wykorzystaniem analizy SWOT.
15. Dobór osobistych narzędzi planistycznych: kalendarzy, terminarzy, notatek, telefonu, baz danych i arkuszy kalkulacyjnych.
16. Dbanie o równowagę życiową i zapobieganie przeciążeniu działaniami.
17. Rozróżnianie obszarów, na które uczestnik ma wpływ, od tych, których nie może zmienić.
18. Rozpoznawanie sytuacji i czynników, które wywołują irytację i obniżają energię.
19. Dobór osobistych sposobów redukowania stresu podczas planowania i wykonywania zadań.

IV. Dobrze zaplanowana droga do przyszłych rezultatów
1. Planowanie celów zawodowych i prywatnych w perspektywie tygodnia, miesiąca, kwartału i roku.
2. Wykonanie samooceny własnego zarządzania czasem.
3. Rozpoznanie zysków, jakie daje regularne planowanie.
4. Identyfikowanie przeszkód utrudniających przygotowanie planu.
5. Ustalanie praktycznych reguł i zasad planowania czasu.
6. Wykorzystanie najważniejszych piętnastu minut dnia na świadome rozpoczęcie pracy.
7. Ocena własnych nawyków związanych z planowaniem.

V. Analiza doświadczeń i wnioski na przyszłość
1. Przygotowanie zestawienia sposobów wykorzystania czasu.
2. Opracowanie realistycznego harmonogramu pracy.
3. Stworzenie planu działania uwzględniającego:
a. kontekst i charakter wykonywanej pracy,
b. indywidualny styl działania,
c. własne trudności związane z czasem.

VI. Motywujące zakończenie warsztatów
1. Przygotowanie dla siebie harmonogramu działań na kolejny miesiąc.
2. Przełożenie zasady „czas to pieniądz” na codzienne decyzje i praktykę.

Działania po szkoleniu
1. Ułożenie planu dalszego doskonalenia: czego uczestnik się nauczy, do kiedy uzupełni braki i jak będzie rozwijać umiejętność planowania.
2. Napisanie listu do siebie z konkretnymi działaniami i terminami zmiany niekorzystnych nawyków; list ma przypominać o podjętym zobowiązaniu.
3. Wybór przedmiotu lub symbolu, który będzie przypominał o postanowieniach związanych z planowaniem i konsekwentną realizacją celów.

W formule online mogą zostać dostosowane forma i sposób prowadzenia ćwiczeń.