Zarządzanie projektami – warsztaty. Planowanie i realizacja projektów. Narzędzia, role, komunikacja

Każdy projekt wymaga jasnych celów, dobrej komunikacji i umiejętnego wykorzystania zasobów. Dwudniowe szkolenie porządkuje podstawy planowania i realizacji projektów oraz pokazuje praktyczne narzędzia, które pomagają przełożyć teorię na codzienną pracę kierownika i członków zespołu projektowego. Uczestnicy pracują na rzeczywistych przykładach, rozwiązują zadania i ćwiczą współpracę.

Część poświęcona planowaniu obejmuje cykl życia projektu, porównanie modelu kaskadowego i podejścia zwinnego oraz analizę interesariuszy. Uczestnicy poznają zasady tworzenia uzasadnienia biznesowego, określania celów w powiązaniu ze strategią organizacji, stosowania SMART i MoSCoW oraz opracowania karty projektu. Kolejne zagadnienia to struktura zarządzania, podział ról i obowiązków, planowanie zakresu, struktura podziału pracy WBS i macierz odpowiedzialności RAM w modelu RACI.

Ważną część programu stanowi praca kierownika projektu z zespołem. Zajęcia obejmują rozróżnienie zarządzania i przywództwa, wykorzystanie ról zespołowych, motywowanie i ocenianie członków zespołu oraz konstruktywne postawy we współpracy. Omawiane są także komunikacja werbalna i niewerbalna, narzędzia komunikacyjne, bariery i błędy, asertywne formułowanie próśb i zadań oraz budowanie relacji.

Uczestnicy analizują fazy rozwoju zespołu – od orientacji i zależności, przez konflikt, po współpracę i świadomą aktywność – aby dopasować sposób działania do sytuacji. Formuła szkolenia obejmuje 20% wykładu i 80% warsztatu. Podsumowanie przewiduje odpowiedzi na pytania i rekomendacje dotyczące dalszej praktyki projektowej.

Moduł 1. Wprowadzenie do warsztatów

• Zasady pracy i wzajemne poznanie się.

• Oczekiwania i doświadczenia uczestników; cele i agenda.

Moduł 2. Wprowadzenie do zarządzania projektami

• Dlaczego stosować metody zarządzania projektami.

• Cykl życia projektu: model kaskadowy i podejście zwinne.

• Analiza środowiska i udziałowców – kluczowi interesariusze i ich wymagania.

Moduł 3. Uzasadnienie biznesowe

• Ocena potrzeb biznesowych i powiązanie celów projektu ze strategią.

• Cele zgodne z SMART i technika MoSCoW.

• Formuła realizacyjna i karta projektu.

Moduł 4. Struktura zarządzania, role i odpowiedzialności

• Zespół zarządzania i obowiązki zespołu projektowego.

• Komitet sterujący: Przewodniczący, Główny Dostawca i Główny Użytkownik.

• Kierownik Projektu, kierownik zespołu wykonawczego i zespół wykonawczy.

• Nadzór i wsparcie.

Moduł 5. Struktura podziału prac i macierz Role/Zadania/Odpowiedzialności

• Planowanie zakresu i zasoby niefinansowe.

• WBS: znaczenie i tworzenie struktury podziału pracy.

• Podejście obiektowe i funkcjonalne.

• Czynności zarządcze i zarządzanie ryzykiem w planie; kolejność działań.

• Macierz obowiązków RAM – model RACI.

Moduł 6. Kierowanie czy przewodzenie – rola kierownika projektu

• Zadania i narzędzia lidera.

• Zespoły wysokiej skuteczności i role zespołowe.

• Motywowanie i ocenianie członków zespołu.

• Pozytywne podejście do współpracy oraz konstruktywne reakcje i postawy.

Moduł 7. Komunikacja w zespołach projektowych

• Relacje z przełożonym i podwładnym.

• Komunikacja werbalna i niewerbalna; narzędzia komunikacji.

• Bariery i błędy komunikacyjne.

• Asertywne formułowanie próśb i zadań; budowanie dobrych relacji.

Moduł 8. Fazy rozwoju zespołu

• Role zespołowe.

• Orientacja i zależność; konflikt i bunt.

• Spójność i współpraca w grupie.

• Celowa i świadoma aktywność grupy; faza końcowa.

Moduł 9. Podsumowanie, odpowiedzi na pytania i rekomendacje na przyszłość.