Zarządzanie zakupami z elementami strategii negocjacyjnych

Zarządzanie zakupami wpływa na koszty, rentowność i ciągłość działania przedsiębiorstwa. Dlatego istotne jest nie tylko prowadzenie negocjacji cenowych, lecz także organizacja pracy działu zakupów, trafna analiza potrzeb, właściwy dobór dostawców oraz ograniczanie ryzyka w całym procesie.

Szkolenie „Zarządzanie zakupami z elementami strategii negocjacyjnych” obejmuje kolejne etapy tego procesu: od poziomów decyzji i planowania zakupów, przez analizę danych o rynku i produktach, po kryteria wyboru oraz metody weryfikacji dostawców. Uczestnicy poznają podejścia do oceny ryzyka, budowania relacji odbiorca–dostawca, planowania dostaw i kontroli jakości. Osobna część poświęcona jest przygotowaniu oraz prowadzeniu negocjacji zakupowych.

Pierwszego dnia uczestnicy porządkują wiedzę i pracują z zagadnieniami dotyczącymi organizacji zakupów, strategii, ryzyka oraz negocjacji. Zajęcia obejmują miniwykłady, dyskusje, ćwiczenia indywidualne i zespołowe oraz — zależnie od omawianego problemu — gry symulacyjne. Drugi dzień ma charakter warsztatowy. Uczestnicy prowadzą negocjacje w parach lub zespołach na podstawie przygotowanych scenariuszy, analizują nagrania i otrzymują informację zwrotną od trenera oraz grupy. Po szkoleniu otrzymują kopie nagrań do indywidualnej analizy.

Dla kogo jest szkolenie

Oferta jest skierowana do dyrektorów, kierowników i menedżerów działów zakupów lub zaopatrzenia, specjalistów ds. zakupów i zaopatrzenia, kupców, koordynatorów zakupów lub zaopatrzenia oraz analityków rynku.

Zakres szkolenia

Program obejmuje m.in. systemowe i strategiczne planowanie zakupów, usprawnianie prognozowania potrzeb, analizę informacji o rynku, ocenę ofert i stabilności finansowej dostawców, minimalizowanie ryzyka współpracy oraz global sourcing. W części negocjacyjnej omawiane są przygotowanie, strategie i techniki, kolejne fazy rozmów, komunikacja oraz obrona przed nieuczciwymi praktykami i próbami manipulacji. Ćwiczenia drugiego dnia dotyczą zarówno rozmów indywidualnych, jak i negocjacji zespołowych.

Korzyści z udziału

Uczestnicy poznają metody organizowania i optymalizowania pracy działu zakupów, zbierania i weryfikowania danych o rynku i dostawcach oraz analizowania ryzyka zakupowego. Rozwijają praktyczne umiejętności przygotowania strategii, argumentowania i prowadzenia negocjacji w różnych układach. Analiza nagrań pozwala przyjrzeć się przebiegowi rozmów, komunikacji, zastosowanym technikom i osiągniętym wynikom.

Dzień 1

1. Rola działu zakupów i zaopatrzenia — operacyjna czy strategiczna?
• Poziomy decyzji w zaopatrzeniu.
• Kluczowe czynniki wpływające na sposoby pozyskiwania surowców i materiałów.
• Najważniejsze narzędzia obniżania kosztów.
• Systemowe i strategiczne planowanie zakupów.

2. Optymalizacja procesu zakupów
• Strategie zakupowe.
• Zarządzanie ryzykiem.
• Sposoby usprawnienia planowania i prognozowania potrzeb.
• Analiza danych i przejrzystość informacji.

3. Budowanie wiedzy o rynku i kupowanych produktach lub usługach
• Definicja „Should Cost Model” dla produktu lub usługi.
• Pozycjonowanie produktu zakupowego lub zaopatrzeniowego na osi siły/słabości oraz ryzyka zakupowego.

4. Kryteria wyboru i profesjonalne metody walidacji dostawców
• Analiza dostawcy lub oferty metodą „0–10”.
• Metody audytu organizacyjnego dostawcy.
• Analiza stabilności finansowej, w tym metody „Z-score” i „Quick Ratio”.

5. Minimalizacja ryzyka we współpracy z dostawcami
• Kryteria selekcji i oceny konkurencyjności dostawców.
• Metody ograniczania ryzyka zakupowego, szczególnie przy współpracy z nowymi dostawcami.
• Systemy komunikacji i budowania relacji z dostawcami.
• Sposoby realizacji zamówień i systemy planowania dostaw.
• Mechanizmy kontroli jakości, optymalizacja i standaryzacja.
• Global sourcing — korzyści i ryzyka.

6. Strategiczne negocjacje zakupowe
• Metody przygotowania się do negocjacji.
• Strategie i techniki zakupowe.
• Przebieg negocjacji w poszczególnych fazach.
• Narzędzia efektywnej komunikacji z dostawcami.
• Werbalne i niewerbalne źródła informacji w negocjacjach bezpośrednich.
• Techniki obrony przed nieuczciwymi praktykami i próbami manipulacji strony sprzedażowej.

Dzień 2

7. Negocjacje zakupowe prowadzone przez jednego kupującego i sprzedającego
• Wariant równorzędnych pozycji negocjacyjnych.
• Wariant negocjacji ze słabszej pozycji negocjacyjnej.

8. Negocjacje zakupowe prowadzone przez zespoły złożone z negocjatorów zajmujących różne pozycje w hierarchii służbowej
• Strategie.
• Podział zadań.
• Metody argumentacji.
• Komunikacja w zespole.

9. Podsumowanie szkolenia

Warsztat negocjacyjny
Uczestnicy pracują na scenariuszach przygotowanych z uwzględnieniem składu grupy, zakresu tematycznego i specyfiki negocjacji z partnerami biznesowymi. Przygotowują analizę warunków wyjściowych, cele, strategię i ścieżkę osiągnięcia rezultatów. Przebieg negocjacji jest nagrywany i analizowany przez uczestników z trenerem jako moderatorem. Analiza obejmuje przebieg negocjacji, strategie i taktyki, zachowania w poszczególnych fazach, argumentację, style komunikacji i negocjacji, mowę ciała oraz wyniki w odniesieniu do założonych celów. Każdy uczestnik otrzymuje indywidualną informację zwrotną od trenera i grupy oraz kopię nagrań.