Zasady fakturowania w KSeF, wystawianie i odbieranie faktur – szkolenie praktyczne z uwzględnieniem zmian od 2027 r.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania, udostępniania i otrzymywania dokumentów sprzedaży. W praktyce trzeba rozróżniać faktury przesyłane do KSeF i dokumenty pozostające poza systemem, ustalać prawidłowe daty wystawienia oraz otrzymania, a także reagować na awarie i okresy niedostępności. Szkolenie porządkuje zasady fakturowania w KSeF i omawia konsekwencje zmian obowiązujących od 2027 r.

Uczestnicy poznają regulacje dotyczące obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przypadki wyłączeń, sposób udostępniania dokumentów w transakcjach krajowych i transgranicznych oraz faktury w procedurach szczególnych. Omówione zostaną tryby offline, offline24 i awaryjne, oznaczenia kodami QR, terminy wystawiania i otrzymywania faktur oraz struktura FA(3). Osobna część dotyczy faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących i paragonów z NIP, których zasady zmienią się od 2027 r.

Program obejmuje także korekty sprzedaży i nabycia „in plus” oraz „in minus”, dokumentację potwierdzającą ich otrzymanie, korygowanie błędnych danych nabywcy, anulowanie faktur, likwidację not korygujących i rozliczanie dokumentów wystawianych w KSeF oraz poza nim. Uczestnicy omówią również faktury VAT RR i VAT RR KOREKTA, ich walutę, kursy oraz terminy wystawiania i ujmowania.

Szkolenie jest przeznaczone dla osób kierujących działami podatkowymi, księgowych i pracowników księgowości, osób wystawiających faktury oraz innych osób zainteresowanych tematyką. Jego celem jest aktualizacja wiedzy o fakturach VAT i KSeF, w tym dokumentach, które nie muszą być wystawiane lub przesyłane do systemu. Zajęcia prowadzone są w formie wykładu z prezentacją i elementami dyskusji, omawiania przykładów oraz odpowiedzi na pytania uczestników.

1. Zmiany dotyczące KSeF
• Akty prawne i dokumenty stanowiące podstawę zmian w zakresie KSeF
• Istotne terminy wprowadzenia obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych: luty, kwiecień 2026 r. oraz styczeń 2027 r.
• Różnice definicyjne między fakturami papierowymi, elektronicznymi i ustrukturyzowanymi
• Obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF i obowiązek posługiwania się NIP
• Przypadki braku obowiązku wystawiania faktur w KSeF
• Udostępnianie faktur w transakcjach krajowych i transgranicznych
• KSeF a procedury szczególne OSS i SOTI
• Oznaczanie faktur, w tym dla podmiotów zagranicznych, udostępnianych lub używanych poza KSeF (kod QR z numerem ID KSeF)
• Faktury wystawiane podczas awarii ogłaszanej w BIP, awarii całkowitej, niedostępności KSeF i w trybie offline24
• Dodatkowe oznaczanie faktur wystawianych offline i offline24, nieprzesłanych do KSeF (kody QR Offline i QR Certyfikat)
• Sankcje od 2027 r. za niewystawianie faktur w KSeF
• Obowiązki od 2027 r. przy płatnościach za faktury, w tym w MPP
• Przechowywanie faktur w KSeF

2. Wystawianie i otrzymywanie faktur w okresie obowiązkowego KSeF
• Data wystawienia faktury przesyłanej do KSeF oraz faktury nieprzesyłanej do KSeF
• Terminy wystawiania i otrzymywania faktur w trybach offline i offline24
• Wystawianie faktur w okresie przejściowym: grudzień 2026 – styczeń 2027
• Faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej
• Samofakturowanie
• Wpływ nowej struktury FA(3) na wystawianie i otrzymywanie faktur
• Załączniki do faktur i możliwości przesyłania ich do KSeF
• Wystawianie i przesyłanie duplikatów faktur
• Brak not korygujących i jego konsekwencje podatkowe
• Anulowanie faktur w okresie obowiązkowego KSeF
• Data otrzymania faktury przesłanej do KSeF i faktury nieprzesyłanej do KSeF
• Termin odliczenia VAT z faktur wystawionych w KSeF, w trybach offline i offline24 oraz możliwość odliczania VAT z faktur przekazanych w inny sposób niż przez KSeF

3. Zmiany od 2027 r. dotyczące faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących
• Faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej w 2026 r.
• Paragony z NIP jako faktury w 2026 r.
• Likwidacja możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących
• Paragony z NIP w 2027 r.
• Konsekwencje dla sprzedawców i nabywców wystawienia i otrzymania faktury do paragonu oraz konieczność zmiany procedur dokumentowania sprzedaży
• Odliczanie VAT z paragonów z NIP w 2026 i 2027 r.

4. Faktury korygujące w okresie KSeF
• Możliwość anulowania faktur w okresie obowiązkowego KSeF
• Ewidencjonowanie faktur korygujących sprzedaż „in plus”
• Rozliczanie korekt sprzedaży „in minus” wystawionych w KSeF i poza KSeF, w tym korekt dla konsumentów
• Dokumentacja potwierdzająca otrzymanie faktury korygującej i brak dokumentacji a możliwość obniżenia podstawy opodatkowania
• Wystawianie korekt do faktur wystawionych w KSeF i poza KSeF
• Korygowanie błędnych danych nabywcy w fakturach z KSeF i spoza systemu
• Rozliczanie korekt nabycia „in minus” i „in plus” wystawionych w KSeF i poza KSeF
• Wystawianie faktur korygujących w okresach przejściowych: styczeń–luty oraz marzec–kwiecień 2025 r., a także grudzień 2026 r. – styczeń 2027 r.

5. Zmiany w wystawianiu i ewidencjonowaniu faktur VAT RR
• Możliwość wystawiania i przesyłania faktur VAT RR w KSeF
• Waluta kwot na fakturze VAT RR i kurs waluty dla faktur oraz korekt
• Termin wystawiania faktur VAT RR
• Faktury VAT RR KOREKTA: przyczyny wystawienia i treść
• Terminy ujęcia faktur VAT RR KOREKTA przez nabywcę

6. Pytania uczestników, odpowiedzi i podsumowanie szkolenia