Krajowy Fundusz Szkoleniowy przez lata kojarzył się przede wszystkim z pracownikami zatrudnionymi na etacie i firmami, które chciały sfinansować rozwój swoich pracowników. Od 2026 roku to skojarzenie jest już nieaktualne. Dostęp do pieniędzy z KFS został znacząco rozszerzony. Z finansowania kształcenia mogą korzystać również osoby prowadzące działalność gospodarczą, a szkoleniami mogą zostać objęte także osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.
Dla wielu samozatrudnionych może to oznaczać możliwość uzyskania nawet 90 proc. finansowania kosztów podnoszenia kwalifikacji. Nowe przepisy są więc szczególnie interesujące dla jednoosobowych działalności gospodarczych, freelancerów oraz firm współpracujących ze specjalistami na podstawie umów zlecenia.
KFS nie jest już tylko dla pracowników na etacie
Zmiana obowiązująca od 1 stycznia 2026 roku znacząco poszerzyła grupę osób, których rozwój zawodowy może być finansowany z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.
Obecnie ze środków KFS mogą być finansowane koszty kształcenia ustawicznego pracowników, pracodawców, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
To ważna zmiana zwłaszcza dla rynku, na którym coraz więcej specjalistów wykonuje pracę poza tradycyjną umową o pracę. Programista działający na B2B, grafik prowadzący własną działalność, konsultant, księgowy czy specjalista marketingu nie musi już być pracownikiem etatowym, aby możliwość wykorzystania KFS była w ogóle brana pod uwagę.
Masz jednoosobową działalność? Możesz sfinansować własne szkolenie
Jedną z najbardziej interesujących zmian jest otwarcie KFS na osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.
Wcześniej przedsiębiorca niezatrudniający pracowników nie mieścił się w tradycyjnym modelu korzystania z KFS. Od 2026 roku sytuacja wygląda inaczej. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje wprost, że o dofinansowanie może wystąpić również osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą.
Co więcej, finansowanie może dotyczyć jej własnego kształcenia.
Oznacza to, że właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej może ubiegać się o pieniądze np. na szkolenie podnoszące jego kwalifikacje zawodowe, jeśli spełnia wymagania KFS i warunki konkretnego naboru.
To zasadnicza różnica w porównaniu z wcześniejszym sposobem funkcjonowania funduszu.
Nawet 90 proc. kosztów szkolenia z KFS
Zmieniła się również wysokość finansowania.
Podmiot, który nie zatrudnia pracowników albo zatrudnia nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, może otrzymać dofinansowanie w wysokości do 90 proc. kosztów kształcenia.
Pozostałe podmioty mogą otrzymać zasadniczo do 70 proc. kosztów.
Dla właściciela małej działalności oznacza to, że przy spełnieniu warunków KFS jego wkład własny może wynieść tylko 10 proc. wartości szkolenia.
Nie oznacza to jednak, że każde szkolenie zostanie automatycznie sfinansowane w 90 proc. O przyznaniu pieniędzy decyduje właściwy urząd pracy, środki są ograniczone, a wnioski rozpatrywane są w ramach prowadzonych naborów.
Obowiązuje również limit na pojedynczego uczestnika. Finansowanie nie może przekroczyć 200 proc. przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym.
A co z osobami na umowie zleceniu?
Tutaj warto zwrócić uwagę na istotne rozróżnienie.
Nowe przepisy pozwalają objąć kształceniem finansowanym z KFS osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Nie oznacza to jednak, że każdy zleceniobiorca samodzielnie składa wniosek do urzędu pracy tak jak przedsiębiorca.
O środki może wystąpić pracodawca albo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. Następnie finansowaniem może zostać objęta m.in. osoba świadcząca temu podmiotowi usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Przykład?
Firma regularnie współpracuje ze specjalistą na podstawie umowy zlecenia. Chce, aby zdobył nowe kompetencje potrzebne przy realizowanych projektach. Od 2026 roku taka osoba może zostać uwzględniona jako uczestnik kształcenia finansowanego z KFS.
To właśnie dlatego można powiedzieć, że KFS otworzył się na zleceniobiorców, choć sposób korzystania z pieniędzy wygląda inaczej niż w przypadku samozatrudnionego finansującego własne kształcenie.
Jest ważny warunek: 6 miesięcy
Samo prowadzenie firmy nie wystarczy jednak do otrzymania pieniędzy.
Podmiot ubiegający się o wsparcie powinien przez co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio przed złożeniem wniosku opłacać składki na Fundusz Pracy albo być zwolniony z ich opłacania z mocy prawa.
Urzędy sprawdzają także inne warunki, m.in. ewentualne zaległości wobec ZUS czy zaległości podatkowe.
Dlatego informacje o możliwości finansowania szkoleń dla samozatrudnionych nie powinny być rozumiane jako gwarancja otrzymania dotacji przez każdą osobę posiadającą działalność gospodarczą. Dostęp do KFS został rozszerzony, ale nadal jest to pomoc przyznawana po spełnieniu określonych wymagań.
Szkolenie trzeba wybrać z odpowiedniego miejsca
Od 2026 roku pojawiła się jeszcze jedna bardzo ważna zasada.
Szkolenia finansowane z KFS mogą być realizowane przez podmioty wpisane do Bazy Usług Rozwojowych, czyli BUR.
Nie wystarczy więc znaleźć dowolnego kursu w internecie, zapisać się na niego i później zwrócić się do urzędu o zwrot kosztów. Już na etapie wyboru szkolenia trzeba sprawdzić, czy jego organizator spełnia wymagania dotyczące realizacji usług finansowanych z KFS.
To ważna informacja zarówno dla uczestników, jak i dla samych firm szkoleniowych.
KFS to nie pieniądze wypłacane „do ręki”
Warto również wyjaśnić jedno z częstszych nieporozumień dotyczących dofinansowań.
KFS nie działa jak bon, który uczestnik otrzymuje na konto i może później przeznaczyć na dowolnie wybrany kurs.
Wnioskodawca składa wniosek do właściwego powiatowego urzędu pracy. Od 2026 roku wnioski składane są elektronicznie za pośrednictwem indywidualnego konta w serwisie praca.gov.pl. Urząd ocenia wniosek i dopiero po przyznaniu środków oraz zawarciu odpowiedniej umowy możliwe jest sfinansowanie kształcenia zgodnie z przyjętymi zasadami.
Po szkoleniu też są obowiązki
Otrzymanie pieniędzy z KFS wiąże się także z obowiązkami po zakończeniu kształcenia.
W przypadku przedsiębiorcy korzystającego z finansowania własnego rozwoju działalność co do zasady powinna być dalej prowadzona przez co najmniej trzy miesiące po ukończeniu kształcenia.
Jeżeli natomiast finansowaniem została objęta osoba świadcząca usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, przepisy przewidują utrzymanie odpowiedniej relacji zawodowej przez wymagany okres po zakończeniu kształcenia.
Z punktu widzenia KFS szkolenie ma bowiem służyć realnemu rozwojowi osób aktywnych zawodowo i zwiększać ich kompetencje potrzebne na rynku pracy, a nie być jedynie sposobem na uzyskanie jednorazowego darmowego kursu.
B2B przestaje oznaczać brak dostępu do KFS
Rozszerzenie zasad Krajowego Funduszu Szkoleniowego dobrze pokazuje, jak zmienia się polski rynek pracy. Etat jest dziś tylko jednym z wielu modeli wykonywania pracy. Obok niego funkcjonują jednoosobowe działalności gospodarcze, kontrakty B2B, umowy zlecenia i inne formy współpracy.
Od 2026 roku KFS w znacznie większym stopniu uwzględnia tę rzeczywistość.
Dla samozatrudnionych najważniejsza informacja brzmi: prowadząc działalność gospodarczą, można ubiegać się o środki KFS także na własne kształcenie.
Dla osób pracujących na zleceniu istotne jest natomiast to, że mogą zostać objęte szkoleniem finansowanym z KFS przez współpracujący z nimi podmiot.
A w przypadku najmniejszych firm i działalności bez pracowników poziom finansowania może sięgnąć aż 90 proc. kosztów.
To sprawia, że przed zapłaceniem kilku czy kilkunastu tysięcy złotych za kolejne szkolenie zdecydowanie warto sprawdzić aktualny nabór KFS w swoim powiatowym urzędzie pracy. Może się bowiem okazać, że rozwój kompetencji, który dotychczas trzeba było w całości finansować z własnej kieszeni, w 2026 roku może zostać w dużej części opłacony ze środków publicznych.
