Porządkowanie obowiązków środowiskowych w firmie najlepiej zacząć od sprawdzenia, jakie odpady powstają w jej działalności, z jakich urządzeń korzysta i w jaki sposób gospodaruje wodą oraz ściekami. Dopiero taki przegląd pozwala ustalić, czy przedsiębiorstwo potrzebuje wpisu do BDO, pozwolenia, zgłoszenia instalacji lub określonego sprawozdania. Sama obecność dokumentów w segregatorze nie daje jeszcze odpowiedzi, czy obejmują one wszystkie prowadzone procesy i odpowiadają obecnej sytuacji zakładu.
Dla osoby przejmującej ten zakres zadań trudnością bywa połączenie przepisów z codziennym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Pomocne mogą być szkolenia z prawa ochrony środowiska, dopasowane do działalności firmy i rzeczywistych obowiązków pracownika. Innej wiedzy potrzebuje osoba zajmująca się odpadami w zakładzie produkcyjnym, a innej pracownik analizujący obowiązki związane z wprowadzaniem produktów w opakowaniach. Dlatego wybór programu szkolenia warto poprzedzić rozpoznaniem obszarów wymagających uporządkowania.
Zacznij od działalności firmy, a następnie sprawdź dokumenty
Pierwszy przegląd powinien obejmować miejsca prowadzenia działalności, urządzenia, wykorzystywane materiały i powstające odpady. Warto porozmawiać z osobami odpowiedzialnymi za produkcję, utrzymanie ruchu, magazyn, zakupy i administrację. Każdy z tych działów może dysponować informacjami potrzebnymi do ustalenia obowiązków środowiskowych. Przykładowo dział techniczny zna parametry urządzeń, magazyn dokumentuje przekazywanie odpadów, a zakupy mogą wskazać produkty sprowadzane z zagranicy.
Na tym etapie przydaje się lista podstawowych pytań:
Jakie odpady powstają, w jakich ilościach i gdzie są magazynowane?
Jakie urządzenia i procesy powodują emisje do powietrza?
Skąd firma pobiera wodę i dokąd odprowadza ścieki?
Czy wprowadza na rynek produkty lub produkty w opakowaniach?
Jakie decyzje, zgłoszenia i wpisy posiada oraz jakiej działalności dotyczą?
To sposób organizacji przeglądu, a nie jeden ustawowy formularz obowiązujący wszystkich przedsiębiorców. Odpowiedzi trzeba następnie zestawić z wymaganiami właściwymi dla poszczególnych obszarów. Obowiązki dotyczące odpadów, emisji i korzystania z wód mają różne podstawy, dlatego każdy z nich wymaga osobnego sprawdzenia.
Odpady i BDO: sprawdź zakres obowiązków, nie tylko numer wpisu
W sprawach odpadowych należy ustalić rodzaje i ilości wytwarzanych odpadów, sposób ich klasyfikowania oraz zasady prowadzenia dokumentacji. Wytwórcy zobowiązani do ewidencji odpadów podlegają wpisowi do BDO. Dotyczy to zarówno ewidencji pełnej, jak i uproszczonej. Uzyskanie numeru rejestrowego jest więc jednym z elementów wykonywania obowiązków, po którym mogą następować zadania związane z bieżącą ewidencją i sprawozdawczością.
Oddzielnie trzeba przeanalizować działalność dotyczącą produktów i opakowań. Firma może nie podlegać ewidencji określonych odpadów, a jednocześnie mieć obowiązki wynikające z wprowadzania produktów w opakowaniach, sprzętu elektrycznego lub baterii. Z tego powodu ustalenie „nasze odpady są zwolnione z ewidencji” nie zamyka całej analizy dotyczącej BDO.
Weryfikacji wymagają również wcześniejsze ustalenia dotyczące zwolnień. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024 r., które zastąpiło przepisy z 2019 r. Usunięto w nim wcześniejsze zwolnienia ilościowe dla wskazanych odpadów niebezpiecznych, między innymi niektórych olejów i opakowań zanieczyszczonych substancjami niebezpiecznymi. Niewielka ilość takiego odpadu nie powinna być zatem traktowana jako automatyczna podstawa zwolnienia z ewidencji.
Oddziel raportowanie emisji od rozliczania opłat
Kolejnym obszarem jest emisja gazów i pyłów do powietrza. Według informacji KOBiZE podmiot korzystający ze środowiska, którego działalność powoduje emisje, sporządza raport do Krajowej bazy do końca lutego za poprzedni rok kalendarzowy. Jeżeli obowiązek wiąże się z eksploatacją instalacji, podmiotem zobowiązanym do raportowania jest jej prowadzący. Ustalenie odpowiedzialności ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy w jednym obiekcie działa kilka przedsiębiorstw.
Osobno należy sprawdzić rozliczenie opłat za korzystanie ze środowiska. Ministerstwo Klimatu i Środowiska wskazuje termin przedkładania wykazów za poprzedni rok do 31 marca. Opłaty nie wnosi się, jeżeli jej roczna wysokość dla jednego rodzaju korzystania ze środowiska nie przekracza 800 zł. Przy kwocie nieprzekraczającej 100 zł nie przedkłada się również wykazu. Są to jednak różne progi dotyczące określonych czynności — brak należności do zapłaty nie oznacza automatycznie braku obowiązku złożenia dokumentów.
W praktyce warto ustalić, kto zbiera dane o paliwach, surowcach i pracy urządzeń oraz gdzie przechowuje dokumenty stanowiące podstawę obliczeń. Przygotowanie raportu jest łatwiejsze, gdy informacje gromadzone są na bieżąco i można sprawdzić ich pochodzenie.
Pozwolenia analizuj niezależnie od ewidencji
Posiadanie wpisu do BDO lub składanie raportów nie rozstrzyga, czy firma ma wszystkie wymagane pozwolenia. Dobrze pokazuje to pozwolenie na wytwarzanie odpadów powstających w związku z eksploatacją instalacji. Jest wymagane przy ilości powyżej 1 Mg rocznie odpadów niebezpiecznych albo powyżej 5000 Mg rocznie odpadów innych niż niebezpieczne. Te wartości dotyczą pozwolenia i nie mogą służyć jako progi zwalniające z ewidencji czy wpisu do BDO.
Podobnego rozpoznania wymaga gospodarka wodno-ściekowa. Wody Polskie wskazują, że pozwolenie wodnoprawne jest wymagane między innymi przy wprowadzaniu do cudzych urządzeń kanalizacyjnych ścieków przemysłowych zawierających substancje szczególnie szkodliwe dla środowiska wodnego. Sama umowa na odbiór ścieków nie powinna więc kończyć sprawdzania wymagań wobec takiej działalności.
Przegląd decyzji warto połączyć z porównaniem ich treści ze stanem faktycznym. Należy sprawdzić, jakich instalacji, procesów i miejsc dotyczą, jakie warunki określają oraz czy zawierają terminy lub obowiązki pomiarowe. Każdą rozbieżność trzeba wyjaśnić, zamiast zakładać, że dokument wydany przed zmianą technologii nadal obejmuje cały zakres działalności.
Przełóż dokumentację na zadania i odpowiedzialność
Rezultatem przeglądu powinna być czytelna lista obowiązków. Przy każdym zadaniu warto zapisać podstawę jego ustalenia, termin wykonania, źródło potrzebnych danych, osobę odpowiedzialną i miejsce przechowywania potwierdzenia. Taka tabela jest narzędziem organizacyjnym, które można dopasować do wielkości przedsiębiorstwa. Pozwala też odróżnić sprawy już wyjaśnione od tych, które wymagają dodatkowej analizy.
Kalendarz powinien uwzględniać zarówno terminy zewnętrzne, jak i wcześniejsze daty zebrania danych oraz ich sprawdzenia. Przykładowo raport do KOBiZE składa się co do zasady do końca lutego, roczne sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i gospodarowaniu nimi do 15 marca, a wykaz dotyczący opłat za korzystanie ze środowiska do 31 marca. Każdy z tych obowiązków trzeba wcześniej odnieść do sytuacji firmy.
Po pierwszym przeglądzie nie wszystkie wątpliwości muszą być rozstrzygnięte. Powinno być jednak jasne, czego firma jeszcze nie wie, kto to sprawdzi i w jakim terminie. Przy zakupie urządzenia, uruchomieniu nowego procesu lub zmianie sposobu gospodarowania odpadami należy wrócić do tych ustaleń. Dzięki temu dokumentacja może nadążać za działalnością przedsiębiorstwa, a problemy zostaną zauważone wcześniej niż przy sporządzaniu kolejnego sprawozdania.
