Rosnące koszty pracy, szybkie zmiany technologiczne i coraz większe znaczenie kompetencji sprawiają, że firmy muszą inwestować w rozwój pracowników znacznie częściej niż jeszcze kilka lat temu. Jednocześnie szkolenia, doradztwo czy zdobywanie nowych kwalifikacji nie zawsze muszą być finansowane wyłącznie z budżetu przedsiębiorstwa. W 2026 roku dostępnych jest kilka równoległych źródeł wsparcia, a Krajowy Fundusz Szkoleniowy jest tylko jednym z nich. Przedsiębiorcy mogą szukać środków również w regionalnych programach Funduszy Europejskich, poprzez Bazę Usług Rozwojowych oraz w ogólnopolskich projektach ukierunkowanych na rozwój określonych kompetencji.
W praktyce oznacza to, że firma planująca szkolenia nie powinna zaczynać od pytania: „czy aktualnie trwa nabór do KFS?”, lecz raczej: „jakiego rodzaju kompetencji potrzebujemy i z którego programu możemy sfinansować ich rozwój?”. Różne źródła wsparcia mają bowiem odmienne zasady, limity, poziomy dofinansowania i grupy odbiorców. W jednym programie firma może otrzymać częściową refundację kosztów szkolenia, w innym finansowanie może obejmować również doradztwo, walidację kompetencji albo certyfikację.
KFS wciąż jest ważny, ale nie jest jedyną możliwością
Krajowy Fundusz Szkoleniowy pozostaje jednym z najlepiej rozpoznawalnych instrumentów wspierających kształcenie ustawiczne osób pracujących. Od 2026 roku obowiązują jednak nowe zasady finansowania. Podmioty niezatrudniające pracowników lub zatrudniające nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy mogą otrzymać do 90 proc. kosztów kształcenia, natomiast pozostałe podmioty mogą uzyskać do 70 proc. kosztów. Jednocześnie na jednego uczestnika obowiązuje limit do 200 proc. przeciętnego wynagrodzenia w danym roku.
Zmienił się również sposób funkcjonowania KFS. Od 2026 roku usługi finansowane z tego źródła mogą realizować podmioty wpisane do Bazy Usług Rozwojowych, a wnioski składa się elektronicznie przez praca.gov.pl. Nadal duże znaczenie mają również priorytety ustalane na dany rok oraz warunki określone przez właściwy urząd pracy.
Jeżeli firma rozważa właśnie to źródło finansowania, warto najpierw sprawdzić szczegółowy poradnik: jak dostać dofinansowanie z KFS na szkolenie. KFS może być bardzo korzystnym rozwiązaniem, ale jego dostępność zależy od terminów naborów, priorytetów i środków pozostających do dyspozycji danego urzędu.
Baza Usług Rozwojowych otwiera dostęp do znacznie większej puli środków
Jednym z najważniejszych miejsc, które przedsiębiorcy powinni obecnie brać pod uwagę, jest Baza Usług Rozwojowych prowadzona przez PARP. W perspektywie finansowej 2021–2027 na rozwój kompetencji i kwalifikacji poprzez BUR przeznaczono prawie 7 mld zł. Środki pochodzą zarówno z 16 programów regionalnych, jak i z programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego.
To ogromna różnica w porównaniu z myśleniem wyłącznie o jednym centralnym programie. W praktyce oznacza to, że w każdym województwie mogą działać odrębni operatorzy i projekty kierowane do przedsiębiorców, pracowników oraz osób indywidualnych. Poziom wsparcia zależy od konkretnego programu, ale PARP wskazuje, że w przypadku wybranych usług rozwojowych dofinansowanie może sięgać nawet 100 proc.
Dla firmy najważniejsze jest jednak to, że pieniądze nie są zazwyczaj przyznawane bezpośrednio przez PARP. Środki rozdzielają regionalni operatorzy, a przedsiębiorca musi znaleźć właściwy projekt dla swojej lokalizacji, grupy docelowej i rodzaju planowanej usługi. Dlatego dwie podobne firmy działające w różnych województwach mogą spotkać się z zupełnie innymi warunkami finansowania.
Regionalne programy mogą pokrywać znaczną część kosztów szkoleń
W programach regionalnych często spotykany jest model częściowego finansowania usług rozwojowych. W zależności od projektu poziom wsparcia może wynosić 50, 70, 80 proc., a czasami jeszcze więcej. Nie oznacza to jednak, że każda mikro- lub mała firma automatycznie otrzyma najwyższy możliwy poziom dofinansowania.
Operatorzy mogą premiować określone grupy przedsiębiorstw, branże, obszary gospodarcze albo typy kompetencji. Wyższy poziom finansowania może przysługiwać przykładowo mikroprzedsiębiorstwom, firmom inwestującym w zielone kompetencje, przedsiębiorstwom działającym w inteligentnych specjalizacjach regionu albo podmiotom chcącym podnieść kwalifikacje pracowników znajdujących się w szczególnej sytuacji na rynku pracy.
Z tego powodu przed wyborem szkolenia warto najpierw przeczytać regulamin projektu, a dopiero później podejmować decyzję o konkretnej usłudze. W przeciwnym razie firma może znaleźć interesujące szkolenie, ale później odkryć, że nie spełnia ono warunków finansowania danego operatora.
Dofinansowanie może obejmować więcej niż samo szkolenie
Warto także zwrócić uwagę na zmianę sposobu myślenia o publicznym finansowaniu rozwoju pracowników. Coraz częściej pieniądze nie są przeznaczane wyłącznie na udział w kursie. W zależności od programu możliwe jest również finansowanie usług doradczych, analizy potrzeb rozwojowych, egzaminów, walidacji umiejętności czy certyfikacji.
To ważne szczególnie tam, gdzie przedsiębiorstwu zależy nie tylko na przekazaniu wiedzy, ale również na potwierdzeniu efektów kształcenia. W niektórych branżach formalne potwierdzenie kwalifikacji może mieć dla firmy większą wartość niż sam certyfikat uczestnictwa w szkoleniu.
Takie podejście jest również bardziej racjonalne z biznesowego punktu widzenia. Jeśli firma najpierw zidentyfikuje konkretną lukę kompetencyjną, a następnie wybierze szkolenie zakończone sprawdzeniem i potwierdzeniem efektów, łatwiej później ocenić, czy inwestycja rzeczywiście przyniosła korzyść organizacji.
Akademia HR – nawet 80 proc. wsparcia na rozwój kompetencji
Przedsiębiorcy mogą korzystać również z ogólnopolskich programów finansowanych z Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego. Przykładem jest Akademia HR, czyli program skierowany do przedsiębiorstw chcących rozwijać kompetencje związane z zarządzaniem personelem.
Wsparcie obejmuje między innymi szkolenia i doradztwo dla właścicieli firm, osób pełniących funkcje kierownicze, pracowników HR oraz osób przygotowywanych do objęcia stanowisk zarządczych. Poziom dofinansowania może wynosić do 80 proc. wartości usługi, co oznacza, że przedsiębiorca pokrywa co najmniej 20 proc. kosztów.
To dobry przykład pokazujący, że warto szukać finansowania nie tylko według ogólnej kategorii „dofinansowanie szkoleń”, ale również według konkretnego problemu biznesowego. Firma chcąca usprawnić rekrutację, zarządzanie talentami, rozwój pracowników czy organizację pracy może znaleźć program stworzony dokładnie dla tego obszaru.
Kompetencje sektorowe coraz częściej mają własne źródła finansowania
Kolejnym kierunkiem są programy ukierunkowane na rozwój kompetencji potrzebnych w konkretnych sektorach gospodarki. Ich znaczenie będzie prawdopodobnie rosło, ponieważ coraz więcej środków publicznych jest kierowanych tam, gdzie wcześniej zidentyfikowano rzeczywiste niedobory umiejętności.
W tego typu projektach rekomendacje dotyczące potrzeb kompetencyjnych mogą pochodzić między innymi od Sektorowych Rad ds. Kompetencji. Dzięki temu pieniądze mają być przeznaczane przede wszystkim na te umiejętności, których faktycznie potrzebują przedsiębiorstwa działające w określonej branży.
Dla pracodawcy może to być bardzo korzystne rozwiązanie. Zamiast wybierać dowolne szkolenie z szerokiego katalogu, firma może znaleźć program przygotowany specjalnie dla sektora, w którym działa, i uzyskać nawet do 80 proc. dofinansowania kosztów rozwoju pracowników.
AI, automatyzacja i cyfryzacja mogą otwierać dodatkowe możliwości
Szczególną grupą są obecnie szkolenia związane ze sztuczną inteligencją, automatyzacją procesów i transformacją cyfrową. W wielu programach kompetencje cyfrowe są traktowane jako jeden z priorytetowych obszarów rozwoju przedsiębiorstw. Wynika to z szybkiego tempa zmian technologicznych oraz rosnącego zapotrzebowania na umiejętności pozwalające wykorzystywać nowe narzędzia w codziennej pracy.
Firma planująca szkolenie z wykorzystania AI nie powinna więc ograniczać się wyłącznie do standardowych programów szkoleniowych. Warto sprawdzać również projekty związane z transformacją cyfrową, rozwojem kompetencji przyszłości oraz automatyzacją procesów. Więcej informacji o możliwościach finansowania tego rodzaju rozwoju znajduje się w artykule dofinansowanie szkoleń AI i automatyzacja w 2026 roku.
Zielona transformacja również generuje nowe programy szkoleniowe
Osobnym obszarem są kompetencje związane z zieloną transformacją. Firmy dostosowujące działalność do wymogów środowiskowych, gospodarki o obiegu zamkniętym, efektywności energetycznej czy nowych modeli produkcji mogą znaleźć programy wspierające rozwój pracowników właśnie w tych dziedzinach.
To pokazuje ważną zmianę na rynku. Źródło finansowania coraz częściej zależy od tego, czego firma chce nauczyć swoich pracowników, a nie tylko od samego faktu organizacji szkolenia. Przedsiębiorca powinien więc szukać pieniędzy również poprzez hasła związane z konkretnym kierunkiem zmian w firmie: cyfryzacją, AI, zieloną transformacją, HR, zarządzaniem czy kompetencjami sektorowymi.
Jak firma powinna szukać dofinansowania na szkolenia?
Najczęstszym błędem jest rozpoczęcie poszukiwań od konkretnego szkolenia, a dopiero później sprawdzanie możliwości jego dofinansowania. Lepsza kolejność jest odwrotna. Najpierw warto określić problem biznesowy i kompetencje, których brakuje pracownikom, następnie sprawdzić dostępne źródła finansowania, a dopiero później wybierać konkretną usługę.
W praktyce warto przejść przez kilka etapów:
określić potrzeby rozwojowe pracowników,
sprawdzić aktualny nabór KFS w swoim urzędzie pracy,
znaleźć regionalnych operatorów BUR działających w danym województwie,
sprawdzić programy PARP i FERS związane z konkretnym obszarem kompetencji,
porównać poziom dofinansowania i wymagany wkład własny,
upewnić się, że wybrane szkolenie spełnia wymagania danego programu.
Takie podejście zwiększa szansę na znalezienie programu dopasowanego nie tylko do rodzaju firmy, ale także do faktycznych potrzeb jej pracowników.
Dofinansowanie szkoleń staje się elementem planowania rozwoju firmy
Najważniejszy wniosek jest prosty: w 2026 roku przedsiębiorcy mają znacznie więcej możliwości finansowania rozwoju pracowników niż tylko KFS. Regionalne programy Funduszy Europejskich, Baza Usług Rozwojowych, projekty PARP, programy sektorowe oraz inicjatywy dotyczące cyfryzacji i zielonych kompetencji tworzą rozbudowany system, w którym poziom wsparcia może być bardzo różny.
Nie oznacza to jednak, że każda firma może otrzymać 80 czy 100 proc. finansowania dowolnego szkolenia. Warunki zależą od programu, operatora, lokalizacji, wielkości przedsiębiorstwa, rodzaju usługi i grupy uczestników. Dlatego warto traktować dofinansowanie nie jako okazjonalną promocję, lecz jako element długofalowego planowania rozwoju kompetencji.
Firma, która najpierw diagnozuje potrzeby, a dopiero później wybiera szkolenia i źródło finansowania, ma większą szansę nie tylko obniżyć koszty, ale również wykorzystać publiczne środki w sposób, który rzeczywiście wspiera jej rozwój.
