Ta sama sala może pomieścić 60 osób albo zaledwie 20. Wszystko zależy od tego, jak ustawimy stoły i krzesła. Układ przestrzeni wpływa nie tylko na liczbę dostępnych miejsc, ale również na to, czy uczestnicy będą dobrze widzieć prowadzącego, czy swobodnie zrobią notatki, czy łatwo będzie im rozmawiać ze sobą oraz czy trener będzie mógł prowadzić ćwiczenia i dyskusję.
Dlatego wybór ustawienia sali nie powinien być przypadkowy. Najlepszy układ to nie ten, który wygląda najbardziej efektownie, lecz ten, który odpowiada metodzie pracy podczas szkolenia. Innego ustawienia potrzebuje wykład dla dużej grupy, innego kurs komputerowy, a jeszcze innego warsztat menedżerski oparty na rozmowie i ćwiczeniach.
Najczęściej organizatorzy wybierają spośród trzech podstawowych układów: teatralnego, szkolnego oraz podkowy, nazywanej również układem U. Każdy z nich ma swoje zalety, ale też wyraźne ograniczenia.
Układ sali powinien wynikać z programu szkolenia
Najczęstszy błąd pojawia się wtedy, gdy organizator najpierw rezerwuje salę i wybiera ustawienie, a dopiero później zastanawia się, co właściwie będzie się podczas szkolenia działo.
Znacznie lepsza kolejność wygląda tak:
cel szkolenia → metody pracy → liczba uczestników → potrzebny układ sali → wybór konkretnego pomieszczenia.
Jeżeli większość dnia będzie polegała na prezentacji, duża część uczestników nie potrzebuje stołów. Jeśli jednak trzeba pracować z dokumentami, laptopami albo materiałami szkoleniowymi, blat staje się bardzo ważny. A jeżeli najważniejszą częścią zajęć będzie dyskusja, analiza przypadków i kontakt pomiędzy uczestnikami, ustawienie wszystkich rzędami w kierunku ekranu może utrudniać pracę.
Warto przy tym pamiętać, że ustawienie stołów jest tylko jednym z elementów środowiska szkoleniowego. Znaczenie mają również wielkość pomieszczenia, akustyka, temperatura, oświetlenie, wentylacja i możliwość swobodnego poruszania się. Więcej na ten temat opisujemy w poradniku Sala konferencyjna na szkolenie – jak przestrzeń wpływa na uczestników?.
Układ teatralny – gdy najważniejszy jest prowadzący
Układ teatralny jest najprostszy. Uczestnicy siedzą w rzędach na krzesłach, wszyscy zwróceni w stronę prowadzącego, sceny lub ekranu. Nie ma przed nimi stołów.
To ustawienie pozwala najlepiej wykorzystać powierzchnię sali. Dlatego jest bardzo popularne podczas konferencji, dużych prezentacji, wykładów oraz krótkich szkoleń informacyjnych.
Jego największą zaletą jest pojemność. Brak stołów oznacza, że w tej samej przestrzeni można umieścić znacznie więcej osób niż w ustawieniu szkolnym czy podkowie.
Układ teatralny dobrze sprawdzi się, gdy uczestnicy mają przede wszystkim:
słuchać prezentacji,
obserwować prowadzącego,
oglądać materiały na ekranie,
brać udział w krótkich sesjach informacyjnych,
uczestniczyć w panelu lub wystąpieniu.
Może być dobrym wyborem podczas prezentacji nowych procedur, wykładu eksperckiego, inauguracji programu szkoleniowego albo części plenarnej większego wydarzenia.
Kiedy układ teatralny zaczyna przeszkadzać?
Problem pojawia się wtedy, gdy szkolenie ma być aktywne.
Uczestnicy nie mają wygodnej powierzchni do pracy, a komunikacja pomiędzy nimi jest utrudniona. Osoby siedzące z przodu nie widzą uczestników znajdujących się za nimi, a rozmowa grupowa wymaga obracania się na krześle.
Jeszcze większy problem zaczyna się wtedy, gdy trener nagle prosi uczestników o pracę w czteroosobowych zespołach. W układzie teatralnym trzeba przestawiać krzesła, szukać miejsca albo pracować w przejściach.
Dlatego można powiedzieć, że układ teatralny jest bardzo efektywny pod względem wykorzystania przestrzeni, ale znacznie mniej efektywny wtedy, gdy podstawą szkolenia ma być współpraca.
Układ szkolny – klasyczne ustawienie do nauki
W układzie szkolnym uczestnicy również siedzą w rzędach zwróconych w stronę prowadzącego, ale przed nimi znajdują się stoły.
To rozwiązanie dobrze znane ze szkół, uczelni i tradycyjnych sal szkoleniowych.
Największą zaletą jest możliwość swobodnego korzystania z materiałów. Uczestnik może położyć przed sobą:
laptop, notatnik, dokumenty, podręcznik, arkusze ćwiczeń czy telefon wykorzystywany do zadań.
Układ szkolny dobrze sprawdza się podczas zajęć, które nadal są mocno prowadzone przez trenera, ale wymagają od uczestników samodzielnej pracy.
Może być dobrym wyborem podczas:
szkoleń komputerowych,
kursów księgowych,
zajęć dotyczących prawa i przepisów,
szkoleń technicznych,
nauki obsługi systemów,
szkoleń wymagających intensywnego notowania,
pracy z dokumentami.
Układ szkolny jako kompromis
W porównaniu z teatralnym ustawienie szkolne daje uczestnikom znacznie większy komfort pracy. Nadal jednak zachowuje jasny podział: prowadzący znajduje się z przodu, a uczestnicy są skierowani w jego stronę.
Dlatego dobrze sprawdza się tam, gdzie dominuje model:
trener → uczestnik.
Słabiej wypada natomiast w sytuacji, gdy najważniejsza staje się komunikacja:
uczestnik ↔ uczestnik.
Jeżeli grupa ma długo dyskutować, wymieniać doświadczenia albo wspólnie rozwiązywać problemy, osoby siedzące w rzędach nie widzą się wzajemnie. To może ograniczać naturalność rozmowy.
Podkowa – gdy uczestnicy mają rozmawiać
Układ podkowy, często nazywany również U-shape, polega na ustawieniu stołów w kształcie litery U. Uczestnicy siedzą po zewnętrznej stronie, a otwarta część pozostaje miejscem dla trenera, ekranu albo flipcharta.
To jedno z najpopularniejszych ustawień podczas warsztatów, szkoleń menedżerskich i zajęć opartych na dyskusji.
Najważniejsza przewaga podkowy polega na tym, że uczestnicy widzą nie tylko prowadzącego, ale również siebie nawzajem. Dzięki temu łatwiej zadawać pytania, reagować na wypowiedzi innych osób i prowadzić rozmowę z całą grupą.
Podkowa dobrze sprawdzi się podczas:
szkoleń menedżerskich,
warsztatów komunikacyjnych,
zajęć HR,
szkoleń sprzedażowych,
pracy nad przypadkami,
spotkań strategicznych,
moderowanych dyskusji,
ćwiczeń wymagających częstego kontaktu z trenerem.
Dlaczego podkowa sprzyja dyskusji?
W klasycznych rzędach uczestnik widzi przede wszystkim ekran i plecy osoby siedzącej przed nim. W podkowie większa część grupy pozostaje w polu widzenia.
To zmienia dynamikę szkolenia.
Pytanie zadane przez trenera może od razu przejść w rozmowę między uczestnikami. Łatwiej również zauważyć, kto chce zabrać głos albo zareagować na wypowiedź innej osoby.
Prowadzący może poruszać się wewnątrz układu, podchodzić bliżej poszczególnych uczestników i korzystać z centralnej części przestrzeni podczas prezentacji lub ćwiczeń.
Dlatego podkowa sprawdza się szczególnie dobrze wtedy, gdy trener pełni bardziej rolę moderatora niż wykładowcy.
Podkowa potrzebuje dużo miejsca
Największą wadą tego układu jest jego mała efektywność przestrzenna.
Sala, która w ustawieniu teatralnym pomieści kilkadziesiąt osób, w podkowie może okazać się odpowiednia dla grupy liczącej zaledwie kilkanaście lub dwadzieścia kilka osób.
To bardzo ważne podczas rezerwacji obiektu.
Nie wystarczy zapytać:
„Ile osób mieści sala?”
Trzeba zapytać:
„Ile osób mieści sala w ustawieniu U?”
Różnica może być bardzo duża.
Dlatego przy szkoleniu warsztatowym nie warto kierować się maksymalną pojemnością podawaną w podstawowym opisie sali. Bardzo często jest ona liczona dla układu teatralnego.
Teatralny, szkolny czy podkowa – szybkie porównanie
Układ | Najlepiej sprawdzi się przy | Interakcja uczestników | Miejsce do pracy | Pojemność |
|---|---|---|---|---|
Teatralny | wykładach, prezentacjach, dużych grupach | niska | niewielkie lub brak | bardzo duża |
Szkolny | kursach, notowaniu, pracy z laptopem | średnia | duże | średnia |
Podkowa | warsztatach, dyskusjach, pracy z trenerem | wysoka | duże | mała lub średnia |
To oczywiście uproszczenie, ale dobrze pokazuje podstawową zależność.
Im bardziej interaktywne ma być szkolenie, tym większego znaczenia nabiera możliwość kontaktu pomiędzy uczestnikami.
A co z pracą w małych grupach?
Czasami poprawną odpowiedzią na pytanie „teatralny, szkolny czy podkowa?” jest:
żaden z nich.
Jeżeli większość szkolenia polega na pracy zespołowej, najlepszym rozwiązaniem mogą być tzw. wyspy, czyli osobne stoliki dla kilkuosobowych grup.
Przy jednym stole mogą siedzieć cztery lub sześć osób, które wspólnie wykonują zadanie, analizują case study albo przygotowują rozwiązanie.
Taki układ dobrze sprawdza się podczas:
brainstormingu,
projektowania rozwiązań,
warsztatów strategicznych,
design thinking,
zajęć projektowych,
pracy nad studiami przypadków.
Jego największą zaletą jest możliwość szybkiego rozpoczęcia pracy zespołowej bez konieczności przestawiania całej sali.
Czy trzeba używać jednego układu przez cały dzień?
Nie.
To kolejny błąd popełniany przez organizatorów. Zakłada się, że skoro sala została przygotowana rano w jednym układzie, musi pozostać taka aż do końca szkolenia.
Tymczasem program może wymagać różnych form pracy.
Przykładowo dzień może wyglądać tak:
9:00 – prezentacja i wprowadzenie
układ szkolny
10:30 – dyskusja
podkowa
12:00 – ćwiczenie zespołowe
wyspy
14:30 – podsumowanie
ponownie podkowa.
Oczywiście taka zmiana ma sens tylko wtedy, gdy meble są mobilne, a reorganizacja nie zabiera połowy przerwy.
Dlatego podczas wyboru sali warto zwrócić uwagę nie tylko na jej powierzchnię, ale również na to, czy stoły i krzesła można łatwo przestawiać.
Wielkość grupy mocno ogranicza wybór
Nie każdy układ działa przy każdej liczbie uczestników.
Podkowa dla 12 czy 18 osób może być bardzo wygodna. Przy 70 uczestnikach staje się już trudna do zastosowania, ponieważ wymaga ogromnej powierzchni i utrudnia kontakt pomiędzy osobami siedzącymi na przeciwległych końcach.
Układ teatralny działa odwrotnie. Im większa grupa i bardziej prezentacyjny charakter wydarzenia, tym większy sens ma wykorzystanie rzędów krzeseł.
Dlatego przy wyborze ustawienia zawsze trzeba połączyć trzy elementy:
liczbę uczestników + charakter programu + wielkość sali.
Pomijanie któregoś z nich szybko prowadzi do kompromisów.
Widoczność ekranu również ma znaczenie
Podkowa daje świetny kontakt między uczestnikami, ale może tworzyć inny problem: osoby siedzące po bokach nie zawsze mają idealny widok na ekran.
Jeśli podczas całego szkolenia wykorzystywana jest prezentacja, uczestnicy nie powinni przez kilka godzin obracać głowy w jedną stronę.
Warto więc przed rozpoczęciem zajęć usiąść na kilku różnych miejscach i sprawdzić:
czy dobrze widać ekran,
czy uczestnicy widzą trenera,
czy nic nie zasłania flipcharta,
czy prowadzący może swobodnie się poruszać.
Tak prosty test potrafi ujawnić problemy, których nie widać na planie sali.
Czy stoły zawsze są potrzebne?
Nie.
Stoły są bardzo przydatne wtedy, gdy uczestnicy korzystają z laptopów, dokumentów, notatek albo materiałów ćwiczeniowych.
Mogą jednak również tworzyć fizyczny dystans.
Podczas niektórych warsztatów komunikacyjnych, coachingowych czy integracyjnych bardziej naturalny może być krąg albo podkowa utworzona wyłącznie z krzeseł.
Bez dużych blatów uczestnicy znajdują się bliżej siebie i łatwiej wprowadzać ćwiczenia wymagające przemieszczania.
Dlatego przed szkoleniem warto zadać sobie proste pytanie:
do czego uczestnicy rzeczywiście będą potrzebowali stołów?
Jeśli odpowiedź brzmi „do niczego”, być może nie trzeba ich ustawiać.
Najczęstszy błąd: wybór ustawienia „bo zawsze tak robimy”
W wielu firmach istnieje jedno domyślne ustawienie sali.
„Na szkolenia zawsze robimy podkowę.”
Albo:
„Zawsze ustawiamy szkolnie.”
To wygodne organizacyjnie, ale nie zawsze dobre dla uczestników.
Dwugodzinny wykład dla 40 osób i całodniowy warsztat dla 12 menedżerów to dwa zupełnie różne wydarzenia. Nie ma powodu, żeby odbywały się w identycznie przygotowanej przestrzeni.
Układ sali powinien wynikać z tego, co ludzie mają podczas szkolenia robić, a nie z przyzwyczajenia organizatora.
Jak zamówić odpowiednie ustawienie sali?
Podczas rozmowy z hotelem, centrum konferencyjnym albo innym obiektem warto podać znacznie więcej informacji niż samą liczbę uczestników.
Dobry brief powinien zawierać:
liczbę osób,
preferowany układ,
informację o pracy w grupach,
liczbę potrzebnych flipchartów,
sposób wykorzystania prezentacji,
potrzebę korzystania z laptopów,
ewentualną zmianę układu w trakcie dnia.
Jeżeli nie masz pewności, jaki układ będzie najlepszy, warto skonsultować go również z trenerem.
To właśnie prowadzący najlepiej wie, w jaki sposób zamierza pracować z grupą.
Jaki układ sali wybrać?
Najprostsza zasada wygląda tak:
jeżeli uczestnicy głównie słuchają – teatralny.
Jeżeli słuchają, notują i pracują na materiałach – szkolny.
Jeżeli rozmawiają, dyskutują i pracują z trenerem – podkowa.
Jeżeli większość czasu spędzają w małych zespołach – wyspy.
Nie trzeba traktować tych zasad sztywno. Dobrze zaprojektowana sala może zmieniać się razem z programem szkolenia.
Najważniejsze jest jedno: ustawienie nie powinno być przypadkowe.
Bo krzesła i stoły to nie tylko wyposażenie sali. To element, który może ułatwić albo utrudnić sposób, w jaki uczestnicy słuchają, rozmawiają, ćwiczą i uczą się.
